Saiba qual a hora certa para investir na digitalização de documentos

Em um mundo cada vez mais tecnológico, a necessidade de manter documentos físicos arquivados nas empresas é menor. Com soluções que permitem o rápido acesso por meio da internet, versões em papel podem ser mantidas apenas de forma digital, sendo visualizadas com poucos cliques. O investimento na digitalização se torna cada vez mais real dentro das organizações a partir de simples questionamentos feitos pelos gestores: “Hoje quanto me custa para chegar até uma informação específica e quanto tempo demoro para consegui-la? Quanto seria gasto para ter o acesso garantido dentro de uma hora?”

O processo de digitalização vai muito além de criar uma cópia escaneada. Antes de tudo é preciso se preocupar com o que cada papel contém e com o preparo das companhias para o segundo passo, que é a transformação dos arquivos físicos em virtuais. Dentro do projeto, devem ser levantados pontos como: quem poderá e como essa pessoa fará para chegar aos dados? Todos os arquivos precisam ser escaneados? O processo irá entregar maior segurança e agilidade para a operação?

A criação da versão digital deve ser planejada e calculada. O momento ideal para investir nesse tipo de solução é quando as companhias começam a registrar prejuízos devido à perda de informações relevantes, deixando de apresentar contratos e atualizações de arquivos de terceiros.

O resultado do investimento, em longo prazo, vem juntamente com uma melhor definição de processos e estruturação operacional, o que permite a criação de um banco de dados com as informações contidas nos documentos, permitindo que as empresas atuem diretamente com Business Intelligence.

Nem todos os papéis precisam ser digitalizados. Se o conteúdo não foi consultado em um determinado período de tempo, é sinal que sua necessidade é baixa. De qualquer forma, tudo depende do tipo do negócio e do documento para que a melhor estratégia seja adotada.

Na adoção de um processo de transformação do físico para o virtual, as organizações devem priorizar a facilidade de acesso a determinado material, deixando a redução de custos como fator secundário para a tomada de decisão. Além disso, é essencial que os gestores tenham em mente que, atualmente, é impossível ser 100% digital devido a existência de documentos que as instituições são obrigadas a manter em versão física.

O artigo foi escrito por Juliana Trindade Esteves, que é gerente de desenvolvimento da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente nos Estados Unidos, Austrália, Brasil, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago.

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