Locação x Outsourcing de Impressão: entenda as diferenças

Rodrigo Reis.

A necessidade de imprimir uma quantidade cada vez maior de documentos com padronização, qualidade e redução de custos fez crescer no mercado corporativo o conceito de outsourcing de impressão. Ele é resumido com frequência a uma espécie de terceirização, em que uma empresa contrata outra para cuidar justamente de suas impressoras e cópias. O problema é que muitos enxergam esse modelo como um sinônimo de locação de equipamento, prática também comum neste segmento.

Mas não se engane: apesar de serem parecidos, ambos possuem diferenças que impactam na estratégia da organização. Portanto, antes de contratar qualquer um dos serviços, é recomendável pesquisar, se informar e definir as reais necessidades com esta área.

1 – Serviços oferecidos
Enquanto um contrato de locação permite um acordo básico voltada especificamente para uma demanda objetiva, o outsourcing oferece uma gestão do parque de impressão e das máquinas de forma completa. Além do abastecimento de suprimentos e do suporte técnico, o parceiro terá acesso a softwares de controle e gestão de documentos, como arquivos e imagens digitais e gerenciamento remoto. Por fim, é possível até alugar funcionários para que eles fiquem alocados na empresa em tempo integral.

2 – Gerenciamento de Documentos
Enquanto o aluguel permite que a empresa apenas imprima os materiais e tenha que organizá-los manualmente, o outsourcing oferece uma série de soluções para facilitar a gestão de documentos na empresa, essencial para otimizar a rotina de trabalho. Há diversos softwares disponíveis, que possibilitam organizar a quantidade de impressões por setor ou usuário e otimizações de alguns processos como reembolso de despesas que de forma simples automatiza o fluxo de documentos e ganha-se agilidade nas empresas.

3 – Público-Alvo
Normalmente, a locação de impressoras é recomendada para empresas que não necessitam de um controle rigoroso de impressões e apenas desejam que as máquinas estejam à disposição para realizarem o serviço quando necessário. O outsourcing, por sua vez, é destinado a quem tem uma demanda maior de material impresso e quer controlar e reduzir os custos – além de manter uma padronização e ter uma qualidade maior.

4 – Personalização de projetos
Na grande maioria dos casos, o aluguel de equipamentos oferece poucas alternativas para o cliente. No modelo de outsourcing as opções são um pouco maiores e possibilita a customização de alguns softwares para “conversar” com o sistema da empresa. Antes mesmo de contratar o serviço, é imprescindível a visita de um consultor na organização para analisar a demanda e os objetivos de acordo com o número de impressões, o tipo (colorido ou preto-e-branco) e até a qualidade desejada do documento.

O artigo foi escrito por Rodrigo Reis,que é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.

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