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Locação x Outsourcing de Impressão: entenda as diferenças

Rodrigo Reis.

A necessidade de imprimir uma quantidade cada vez maior de documentos com padronização, qualidade e redução de custos fez crescer no mercado corporativo o conceito de outsourcing de impressão. Ele é resumido com frequência a uma espécie de terceirização, em que uma empresa contrata outra para cuidar justamente de suas impressoras e cópias. O problema é que muitos enxergam esse modelo como um sinônimo de locação de equipamento, prática também comum neste segmento.

Mas não se engane: apesar de serem parecidos, ambos possuem diferenças que impactam na estratégia da organização. Portanto, antes de contratar qualquer um dos serviços, é recomendável pesquisar, se informar e definir as reais necessidades com esta área.

1 – Serviços oferecidos
Enquanto um contrato de locação permite um acordo básico voltada especificamente para uma demanda objetiva, o outsourcing oferece uma gestão do parque de impressão e das máquinas de forma completa. Além do abastecimento de suprimentos e do suporte técnico, o parceiro terá acesso a softwares de controle e gestão de documentos, como arquivos e imagens digitais e gerenciamento remoto. Por fim, é possível até alugar funcionários para que eles fiquem alocados na empresa em tempo integral.

2 – Gerenciamento de Documentos
Enquanto o aluguel permite que a empresa apenas imprima os materiais e tenha que organizá-los manualmente, o outsourcing oferece uma série de soluções para facilitar a gestão de documentos na empresa, essencial para otimizar a rotina de trabalho. Há diversos softwares disponíveis, que possibilitam organizar a quantidade de impressões por setor ou usuário e otimizações de alguns processos como reembolso de despesas que de forma simples automatiza o fluxo de documentos e ganha-se agilidade nas empresas.

3 – Público-Alvo
Normalmente, a locação de impressoras é recomendada para empresas que não necessitam de um controle rigoroso de impressões e apenas desejam que as máquinas estejam à disposição para realizarem o serviço quando necessário. O outsourcing, por sua vez, é destinado a quem tem uma demanda maior de material impresso e quer controlar e reduzir os custos – além de manter uma padronização e ter uma qualidade maior.

4 – Personalização de projetos
Na grande maioria dos casos, o aluguel de equipamentos oferece poucas alternativas para o cliente. No modelo de outsourcing as opções são um pouco maiores e possibilita a customização de alguns softwares para “conversar” com o sistema da empresa. Antes mesmo de contratar o serviço, é imprescindível a visita de um consultor na organização para analisar a demanda e os objetivos de acordo com o número de impressões, o tipo (colorido ou preto-e-branco) e até a qualidade desejada do documento.

O artigo foi escrito por Rodrigo Reis,que é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.

Mirian Gasparin
Mirian Gasparin, natural de Curitiba, é formada em Comunicação Social com habilitação em Jornalismo pela Universidade Federal do Paraná e pós-graduada em Finanças Corporativas pela Universidade Federal do Paraná. Profissional com experiência de 44 anos na área de jornalismo, sendo 42 somente na área econômica, com trabalhos pela Rádio Cultura de Curitiba, Jornal Indústria & Comércio e Jornal Gazeta do Povo. Também foi assessora de imprensa das Secretarias de Estado da Fazenda, da Indústria, Comércio e Desenvolvimento Econômico e da Comunicação Social. Desde abril de 2006 é colunista de Negócios da Rádio BandNews Curitiba e escreveu para a revista Soluções do Sebrae/PR. Também é professora titular nos cursos de Jornalismo e Ciências Contábeis da Universidade Tuiuti do Paraná. Ministra cursos para empresários e executivos de empresas paranaenses, de São Paulo e Rio de Janeiro sobre Comunicação e Língua Portuguesa e faz palestras sobre Investimentos. Em julho de 2007 veio um novo desafio profissional, com o blog de Economia no Portal Jornale. Em abril de 2013 passou a ter um blog de Economia no portal Jornal e Notícias. E a partir de maio de 2014, quando completou 40 anos de jornalismo, lançou seu blog independente. Nestes 11 anos de blog, mais de 20 mil matérias foram postadas. Ao longo de sua carreira recebeu 18 prêmios, com destaque para Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º lugar Internet em 2017 e 2016);Prêmio Sistema Fiep de Jornalismo (1º lugar Internet – 2014 e 3º lugar Internet – 2015); Melhor Jornalista de Economia do Paraná concedido pelo Conselho Regional de Economia do Paraná (agosto de 2010); Prêmio Associação Comercial do Paraná de Jornalismo de Economia (outubro de 2010), Destaque do Jornalismo Econômico do Paraná -Shopping Novo Batel (março de 2011). Em dezembro de 2009 ganhou o prêmio Destaque em Radiodifusão nos Melhores do Ano do jornal Diário Popular. Demais prêmios: Prêmio Ceag de Jornalismo, Centro de Apoio à Pequena e Média Empresa do Paraná, atual Sebrae (1987), Prêmio Cidade de Curitiba na categoria Jornalismo Econômico da Câmara Municipal de Curitiba (1990), Prêmio Qualidade Paraná, da International, Exporters Services (1991), Prêmio Abril de Jornalismo, Editora Abril (1992), Prêmio destaque de Jornalismo Econômico, Fiat Allis (1993), Prêmio Mercosul e o Paraná, Federação das Indústrias do Estado do Paraná (1995), As mulheres pioneiras no jornalismo do Paraná, Conselho Estadual da Mulher do Paraná (1996), Mulher de Destaque, Câmara Municipal de Curitiba (1999), Reconhecimento profissional, Sindicato dos Engenheiros do Estado do Paraná (2005), Reconhecimento profissional, Rotary Club de Curitiba Gralha Azul (2005). Faz parte da publicação “Jornalistas Brasileiros – Quem é quem no Jornalismo de Economia”, livro organizado por Eduardo Ribeiro e Engel Paschoal que traz os maiores nomes do Jornalismo Econômico brasileiro.
http://www.miriangasparin.com.br

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