Tecnologia auxilia na gestão de documentos jurídicos

Grande parte dos processos jurídicos dentro das empresas necessita da participação de diferentes equipes e colaboradores, até mesmo parceiros terceirizados. Com o objetivo de otimizar o tempo dos setores envolvidos diariamente com a gestão de documentos jurídicos, entre eles contratos, cartas e procurações, por exemplo, a Teclógica – empresa de processos de TI e Negócios – lançou o InContract, software 100% on-line que faz a gestão desse tipo de documento e identifica áreas sobrecarregadas dentro das organizações, que necessitam de melhorias.

Além de ser de grande auxílio internamente, a tecnologia do InContract é útil para empresas que não possuem área de gestão de contratos e terceirizam seu setor jurídico, consequentemente, escritórios de advocacia, que podem fazer parte do workflow de aprovação, com acesso liberado para integração e uso do sistema.

A solução foi idealizada de forma a permitir que se enxergue toda a complexidade do processo que envolve o fluxo de aprovação de um documento jurídico. Onde ele está parado, por onde já passou e por quais pessoas ainda deverá ser validado. De forma prática e visual, o fluxo de aprovação segue o modelo BPMN (Business Process Management).

“Os escritórios jurídicos podem utilizar do sistema para prestarem seus serviços, com a vantagem de criação de um departamento único por empresa atendida e fluxos separados de trabalho, o que garante exclusividade para as alterações e aprovações necessárias por cada cliente”, afirma Adriana Bombassaro, gerente de produtos da Teclógica.

O sistema, totalmente seguro devido ao acesso criptografado e sem necessidade de instalação de qualquer software, pode ser utilizado por todo tipo de instituição, independentemente de seu porte e do número de contratos com que tenha que lidar. O maior benefício da solução é a flexibilização que proporciona para a gestão dos documentos e a sinalização de tudo que é feito neles: alterações, adição ou eliminação de cláusulas, multas, rescisões, sinistros, fatores importantes e que podem causar problemas internos em qualquer que seja a empresa se não forem bem monitorados.

Com o InContract, cada alteração fica registrada e pelo dashboard, um painel de controle inicial que contém o histórico de tudo o que aconteceu com o documento durante o processo de aprovação é possível ver: quem realizou determinada tarefa, quando realizou, e, se todas essas ações foram validadas pelas pessoas responsáveis. Caso esse contrato esteja parado, há também a data máxima para que cada ação seja finalizada, tudo para que os prazos sejam respeitados (SLA – Service Level Agreement) e que cada etapa do processo leve exatamente o tempo necessário para que não prejudique o fluxo de trabalho.

Para que as consultas e validações tornem-se mais facilitadas, a solução é responsiva e permite também o acesso para aprovações a partir de dispositivos móveis, smartphones e tablets, que podem contribuir para maior flexibilidade do processo, que passa a ocorrer de qualquer lugar.

Diferenciais

Moderno, o software tem diversas características que o diferenciam do que há no mercado atualmente. Intuitivo, com capacidade de atendimento de empresas multissetoriais, habilitado para rodar em multinavegadores, ele também é repleto de usabilidade. Possui um rico editor online com salvamento automático, que permite inserção de imagens e gráficos, além de correção de texto em mais 60 idiomas e possibilidade de inclusão de anexos, para que nada se perca no decorrer dos processos de contratos, e também de minutas, o que proporciona comodidade ao jurídico, que tem dentro do sistema os modelos exatos dos quais precisa para a realização do trabalho.

Ainda no que se refere ao processo de gestão de documentos jurídicos, o InContract segue atuante no processo mesmo após o documento já ter sido assinado. O processo de vigência, também é controlado pela solução, monitora datas importantes e avisa ao usuário sobre períodos de renovação e rescisão, além de permitir mudanças relacionadas aos valores e acréscimos de aditivos.

“Com o uso dessa tecnologia é possível apoiar a redução e o controle de custos, além de conhecer o processo de aprovação de maneira transparente, e, em breve, será possível também, por meio do mapa de calor, identificar pontos de gargalo dentro das empresas, que atuam com muitos contratos dentro do fluxo e não sabem o que fazer”, afirma Adriana. Dessa forma, será possível acompanhar e identificar áreas de sobrecarga que necessitam de ações rápidas e eficazes para que o trabalho volte a funcionar corretamente.

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