Empresas precisam se preparar para novo sistema do Fisco sobre folha de pagamentos

A entrada em vigor do EFD Social, integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e apelidado de Sped Previdenciário, previsto para janeiro de 2014, parece estar ainda longe, mas exige planejamento das empresas no que se refere á  organização das informações da folha de pagamento e contribuições previdenciárias. O Sped Previdenciário prevê o armazenamento dos dados da folha e registro de empregados em um cadastro único, que será compartilhado por várias entidades do governo, como Receita Federal, Ministério do Trabalho e Emprego, Previdência Social e Justiça do Trabalho.

Segundo a gerente sênior de Tributos Trabalhistas e Previdenciários da Ernst & Young Terco na região Sul, Milena Oliveira, há vários controles que passarão a ser exigidos e que as empresas não possuem ou estão espalhadas por vários departamentos. Pelas novas regras, as reclamatórias trabalhistas e as empresas terceirizadas deverão ser informadas no EFD Social e essas informações normalmente encontram-se dispersas na empresa, sem um controle eficiente, ou foram delegadas a empresas terceirizadas”, alerta.

Por isso, é importante que as empresas façam uso desse peíodo até a implantação para que se preparem de forma antecipada ao cumprimento das exiências deste sistema, não apenas quanto aos prazos necessários, mas também á  qualidade das informações que serão, mais tarde, cruzadas pelo Sped. As empresas precisam investir em tempo para treinar sua equipe, além de rever os procedimentos adotados na rotina como um todo, em especial as obrigações acessórias, exigindo maior integração entre os diversos setores”, avalia Milena.

Além de atribuir responsabilidades á  área de Recursos Humanos para fornecer as informações ao Sped, os demais profissionais precisam ser envolvidos nesse processo, treinados e capacitados para facilitar a interface entre os sistemas e assim prevenir futuras multas e sanções.  Contadores, advogados e gestores devem compartilhar a mesma linguagem, porque, no futuro, informações mal fornecidas podem gerar prejuízos”, assinala.

O novo sistema vai tornar mais eficiente o trabalho do Fisco, eliminando os papéis utilizados na folha de pagamento e os usados no registro de empregados. Isso porque a empresa enviará mensalmente, em um único arquivo digital, as informações referentes ao registro e remunerações pagas aos empregados, que antes eram reportadas de maneira separada e para diversos órgãos públicos.

Inicialmente, haverá um aumento de trabalho, em virtude da necessidade de revisões de procedimentos, adaptações e simulações/testes. Entretanto, posteriormente, quando houver segurança e prática das novas rotinas, espera-se que haja diminuição da burocracia, pois os dados estarão concentrados em um cadastro único atualizado mensalmente.

Segundo a gerente sênior da Ernst & Young Terco, as empresas que ainda não se adaptaram a essa nova realidade precisam se preparar o quanto antes para o novo modelo. Isso significa ter informações acessíveis, cadastros organizados, além de investir em tecnologia para assegurar a aderência dos softwares e a qualidade na transmissão das informações. O sistema irá aumentar a rede de fiscalização, possibilitando que o governo eleve sua arrecadação tributária e reduza fortemente as sonegações. Como o cruzamento das informações será feito de forma eletrônica, o Fisco vai ficar mais ágil ao Fisco identificar as incoerências. Por isso, é necessário alinhar as informações para evitar possíveis sanções”, orienta.