5 motivos para iniciar o ano transformando papéis em documentos digitais

O ano de 2020 foi completamente atípico e fez com que novas formas de trabalhar ou se comunicar com familiares e amigos fossem experimentadas para sentir proximidade mesmo à distância. As tarefas e ambientes de trabalho sofreram alterações e foi necessário se adaptar ao “novo normal”, realizando processos que antes eram físicos de forma digital. Isso fez com que pessoas que ainda não conheciam a facilidade oferecida pelos documentos digitais dessem conta de que é uma opção segura, fácil de usar e que não utiliza papel, contribuindo para o meio ambiente.

Se você foi um dos indivíduos que não teve contato com os documentos tecnológicos no ano passado e não conhece o assunto, a Contraktor, plataforma de gestão de contratos e assinatura digital, lista abaixo 5 motivos para começar o ano de 2021 transformando papéis em documentos digitais.

1. Não é necessário imprimir e guardar

Quando se opta pela utilização de documentos digitais não é preciso se preocupar com impressão e em como e onde os papéis serão armazenados, já que os documentos ficam arquivados em nuvem, ou seja, em um servidor online, lacrados com criptografia e hash de segurança. Além disso, com esse tipo de estocagem, os documentos ficam organizados, evitando extravios e perdas, que acontecem com mais frequência quando se armazena contratos físicos.

2. São assinados online

As assinaturas digital e eletrônica podem ser utilizadas em diversos tipos de documentos e são amparadas pela MP 2.200-2/2001 que, entre outras coisas, diz respeito à garantia da autenticidade, da integridade e da validade jurídica de documentos em forma eletrônica. O órgão responsável por regular essa medida é o ICP Brasil – Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, que é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão.

3. Visíveis apenas para quem possui acesso

Os documentos físicos necessitam do reconhecimento de firma, em alguns casos são enviados por meios de transporte e passam por algumas áreas até serem finalizados. Sendo assim, pessoas que não estão entre os envolvidos podem ter acesso a informações sigilosas ou até realizarem alterações indevidas. Com o uso da assinatura digital, nenhum processo manual ocorre. Tudo é feito em ambiente tecnológico e apenas as partes envolvidas podem acessar o documento.

4. Podem ser concluídos de qualquer lugar

A burocracia dos papéis e documentos físicos gera transtornos desnecessários, tornando-se um obstáculo para fechar vendas e formalizar negócios. Porém, de forma rápida e fácil é possível fazer tudo isso online, sem precisar se deslocar para colher assinaturas e depois formalizá-las em um cartório, evitando assim, perder tempo em filas, pagar uma pessoa para fazer o serviço e, em tempos de pandemia, evitando o contato.

5. São seguros

Existem plataformas específicas para a conclusão do processo digital, com inclusão da assinatura digital. Elas são conhecidas como Autoridades Certificadoras e permitem que documentos para qualquer finalidade possam ser assinados. Elas foram desenvolvidas para ler e autenticar Certificados Digitais, formalizando documentos. Uma delas é a Contraktor, que consegue centralizar todas as etapas do ciclo de vida dos documentos em um único ambiente e garantir que os contratos das empresas estejam armazenados de forma compacta, oferecendo uma opção confiável para pessoas e empresas de pequeno, médio e grande portes.

Mirian Gasparin

Mirian Gasparin, natural de Curitiba, é formada em Comunicação Social com habilitação em Jornalismo pela Universidade Federal do Paraná e pós-graduada em Finanças Corporativas pela Universidade Federal do Paraná. Profissional com experiência de 50 anos na área de jornalismo, sendo 48 somente na área econômica, com trabalhos pela Rádio Cultura de Curitiba, Jornal Indústria & Comércio e Jornal Gazeta do Povo. Também foi assessora de imprensa das Secretarias de Estado da Fazenda, da Indústria, Comércio e Desenvolvimento Econômico e da Comunicação Social. Desde abril de 2006 é colunista de Negócios da Rádio BandNews Curitiba e escreveu para a revista Soluções do Sebrae/PR. Também é professora titular nos cursos de Jornalismo e Ciências Contábeis da Universidade Tuiuti do Paraná. Ministra cursos para empresários e executivos de empresas paranaenses, de São Paulo e Rio de Janeiro sobre Comunicação e Língua Portuguesa e faz palestras sobre Investimentos. Em julho de 2007 veio um novo desafio profissional, com o blog de Economia no Portal Jornale. Em abril de 2013 passou a ter um blog de Economia no portal Jornal e Notícias. E a partir de maio de 2014, quando completou 40 anos de jornalismo, lançou seu blog independente. Nestes 16 anos de blog, mais de 35 mil matérias foram postadas. Ao longo de sua carreira recebeu 20 prêmios, com destaque para o VII Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º e 3º lugar na categoria webjornalismo em 2023); Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º lugar Internet em 2017 e 2016);Prêmio Sistema Fiep de Jornalismo (1º lugar Internet – 2014 e 3º lugar Internet – 2015); Melhor Jornalista de Economia do Paraná concedido pelo Conselho Regional de Economia do Paraná (agosto de 2010); Prêmio Associação Comercial do Paraná de Jornalismo de Economia (outubro de 2010), Destaque do Jornalismo Econômico do Paraná -Shopping Novo Batel (março de 2011). Em dezembro de 2009 ganhou o prêmio Destaque em Radiodifusão nos Melhores do Ano do jornal Diário Popular. Demais prêmios: Prêmio Ceag de Jornalismo, Centro de Apoio à Pequena e Média Empresa do Paraná, atual Sebrae (1987), Prêmio Cidade de Curitiba na categoria Jornalismo Econômico da Câmara Municipal de Curitiba (1990), Prêmio Qualidade Paraná, da International, Exporters Services (1991), Prêmio Abril de Jornalismo, Editora Abril (1992), Prêmio destaque de Jornalismo Econômico, Fiat Allis (1993), Prêmio Mercosul e o Paraná, Federação das Indústrias do Estado do Paraná (1995), As mulheres pioneiras no jornalismo do Paraná, Conselho Estadual da Mulher do Paraná (1996), Mulher de Destaque, Câmara Municipal de Curitiba (1999), Reconhecimento profissional, Sindicato dos Engenheiros do Estado do Paraná (2005), Reconhecimento profissional, Rotary Club de Curitiba Gralha Azul (2005). Faz parte da publicação “Jornalistas Brasileiros – Quem é quem no Jornalismo de Economia”, livro organizado por Eduardo Ribeiro e Engel Paschoal que traz os maiores nomes do Jornalismo Econômico brasileiro.