60% das empresas adotam políticas de reembolsos flexíveis

Empresas que aplicam políticas corporativas flexíveis tendem a ganhar confiança dos colaboradores

Se você é do ambiente corporativo, certamente já se deparou com alguma situação em que obteve um gasto e foi reembolsado pela empresa porque se tratava de uma transação relacionada à companhia.

Viagens corporativas, almoços de negócio ou desembolso de qualquer custo para a empresa, são passíveis de compensação pela empresa. Os famosos reembolsos de despesas são assegurados por lei e todos os custos com atividades de trabalho devem ser arcados pela companhia.

A política de reembolso é obrigatória pela lei trabalhista brasileira e a execução incorreta do documento fiscal pode gerar muita dor de cabeça e prejuízos para as empresas.

Sem a política, as fraudes são constantes, os funcionários podem esperar mais que o necessário para receber o estorno e a empresa pode sofrer processos e penalizações trabalhistas.

Por conta disso, observou-se que, no último anos, 60% das empresas passaram a aplicar políticas de gastos flexíveis, nas quais as despesas fora dos limites são avaliadas caso a caso. A informação é do documento Cenário das Despesas Corporativas no Brasil | 2021, feito pela Vexpenses, agência de acompanhamento das despesas organizacionais.

O que é uma política de reembolso?

Além de promover o reembolso pontual de gastos, uma política de reembolsos organizacionais envolve todo o conjunto de processos que regulamenta e faz a gestão financeira acontecer de modo seguro e transparente para todas as partes envolvidas.

Uma política implica na consolidação de regras claras sobre o que pode ou não ser feito e como isso deve ser realizado, formalizando o que é elegível para reembolso, limites de valores e como deve ocorrer a prestação de contas.

Uma política bem desenvolvida é fundamental para que a prevenção à fraude seja uma prática presente nas companhias.

Ainda mais quando o tema é reembolso, pois 21% das fraudes nas empresas ocorrem por meio dos processos de ressarcimento de custos para os funcionários.

As principais despesas corporativas cobertas por política de reembolso são:

• passagens aéreas e rodoviárias;

• quilometragem percorrida em curtas e longas distâncias para viagens de negócios;

• hospedagem;

• alimentação.

Quando ela é flexível?

O tipo de política flexível serve exatamente nesse último ponto: ele é preciso em atender diferentes situações e tipos de reembolso e é uma ferramenta de ação contra fraudes, reembolsos indevidos e pagamentos incorretos pois é adaptável.

São dois os principais tipos de política de reembolso:

• política simples: definições e regulamentações básicas para as práticas de solicitação de reembolso, prestação de contas e quais despesas são aplicáveis à política;

• política detalhada: contempla além do que está presente na política simples, aspectos mais profundos e específicos de acordo com o que a empresa precisa definir. Há maior controle de cada etapa e uniformização das responsabilidades.

O reembolso flexível pode servir em ambos os casos e ele é extremamente personalizável e de fácil adaptação, afinal, quando a situação envolve dinheiro, imprevistos são comuns e políticas rígidas serão obstáculos para execução perfeita da compensação.

No caso flexível, a implementação da cultura de compliance é ainda mais forte, já que a perspectiva da empresa é a de construir uma relação de confiança com o colaborador e fazer do documento apenas uma “garantia” do que precisa ser cumprido.

Mais da metade das empresas adotam políticas flexíveis porque reconhecem que imprevistos fazem parte do negócio e a flexibilidade pode contribuir para uma gestão financeira mais eficaz e que esteja preparada para o que não foi planejado.

Elas requerem a implementação de um sistema de prestação de contas mais tecnológico e personalizável, um adicional de peso que trará resultados muito positivos para todo o negócio.

Como criar práticas de reembolso eficazes

Não deve ser nenhum bicho de sete cabeças transformar a gestão financeira e aplicar práticas de reembolso flexíveis nas companhias. Independente do tamanho do negócio e da quantidade de funcionários.

Os benefícios decorrentes da adoção da política flexível são muito fortes e impactantes para a evolução da companhia:

• evitam processos e cobranças trabalhistas;

• reduz gastos;

• identifica fraudes e aplicações financeiras indevidas;

• auxilia no processo de prestação de contas;

• facilita o pedido de reembolso por parte dos colaboradores, evitando desentendimentos e erros manuais.

Para aplicação eficaz de medidas de compensação flexíveis, basta, antes de tudo, que a empresa esteja disposta a ser mais transparente.

Posteriormente, junto dos times da área Legal e Financeira, a gestão deve estudar como a prática de reembolsos é executada atualmente e refletir sobre quais mudanças devem ser aplicadas.

É importante compreender quais os furos no processo atual, investigar se os funcionários entendem o que a prática significa e trabalhar para mudar o que não está certo, tendo em mente uma visão mais aberta e flexível.

Um modelo mais aberto de prestação pode ser um primeiro passo para estabelecer uma política de reembolso efetiva e que faça sentido para diferentes usos corporativos.

Aproveitar o que a tecnologia oferece é uma das melhores saídas para a consolidar as novas políticas de modo funcional.