Metade das empresas brasileiras ainda usa formulários de papel no controle de despesas corporativas

Levantamento indica que 26,7% das companhias não têm nenhuma política de gestão de gastos

Cerca de um quarto das empresas brasileiras (26,7%) não adotam nenhuma política de gestão de despesas corporativas e administrativas realizadas por colaboradores. Entre as empresas de pequeno porte, de até 99 empregados, 42% delas não mantém normas específicas para controlar esse tipo de gasto. Os resultados constam do “Estudo sobre Plataformas para Gestão de Despesas Corporativas”, realizado pela consultoria IDC para a Clara, empresa latino-americana de soluções em gestão de gastos corporativos.

Na outra ponta, 64% das grandes empresas (acima de 500 funcionários) possuem políticas atualizadas de gestão de despesas corporativas. No geral 51,3% das empresas tem apenas um processo simples de aprovação das contas, com a revisão de poucas pessoas.

Para elaborar o estudo, a IDC acessou o mercado para entender o processo de decisão e as perspectivas das empresas quanto à contratação de soluções para Gestão de Despesas Corporativas, suas preferências e motivações. Cerca de 150 executivos de empresas de pequeno, médio e grande portes foram entrevistados. O perfil pesquisado considerou executivos com influência ou poder de decisão na contratação das soluções pesquisadas.

“Muitas empresas acreditam que fazer o controle de gastos corporativos exige muitos recursos. Nossa missão é demonstrar que é possível não apenas realizar essa tarefa gratuitamente como ainda economizar dinheiro ao manter as informações organizadas”, afirma Rodrigo Aparicio, Chief Financial Officer da Clara.

A pesquisa identificou, ainda, que os formulários em papel ainda são utilizados por 46% das empresas brasileiras para controle de gastos corporativos e administrados. As planilhas e os formulários eletrônicos simples são ferramentas usadas por 78% das empresas. Cerca de metade (48,7%) já usa alguma plataforma digital, porém ainda com inputs manuais. A maioria das empresas faz uso de mais de um desses tipos de controles precários.

“A conclusão a que chegamos a partir desses dados é de que o mercado brasileiro ainda não amadureceu para o mundo digital no dia-a-dia do controle de gastos e despesas. O caminho da digitalização é inevitável e a automatização da inserção das informações também, porque essa combinação simplifica o trabalho, aumenta a confiabilidade e diminui quase por completo os erros e fraudes”, avaliou Aparicio.

A boa notícia é que 7 em cada 10 dessas empresas pretendem reduzir ou eliminar o uso de formulários de papel. 26% pretendem fazer isso nos próximos 12 meses e 43% já têm ações em andamento.

O estudo apontou ainda que as empresas de maior porte e com políticas de controle de gastos mais complexas são as que mais se utilizam das plataformas digitais que capturam as transações automaticamente, assim como as que capturam as movimentações automaticamente e em tempo real. Do total de empresas que têm políticas de controle de gastos e despesas, 32% usam plataformas digitais automatizadas e 24,7% usam as em tempo real.

Ainda de acordo com o levantamento, apenas 7,3% das empresas brasileiras utilizam alguma solução gratuita de controle de gastos e despesas corporativas e administrativas. Outros 82,3% das empresas têm gastos que podem passar de R$ 100 mil por ano (10,4% não responderam).

Na média da amostra de 150 empresas pesquisadas, o gasto anual varia de R$ 31 mil a R$ 35 mil por ano. As empresas de pequeno porte gastam entre R$ 14 mil e R$ 16 mil, em média, por ano para controlar gastos corporativos e administrativos. Já as empresas de grande porte despendem, em média, de R$ 55 mil a R$ 65 mil por ano na mesma tarefa.

“O custo do controle de gastos pode chegar a 1%, às vezes 2% do faturamento anual de uma empresa de pequeno porte. Se elas puderem fazer esse controle gratuitamente, aumentam instantaneamente a margem de lucro. Se levarmos em conta que um controle bem feito ajuda a encontrar gastos excessivos, malfeitos, ineficientes, o potencial para aumentar o lucro é ainda maior”, conclui o CFO.

A plataforma de gestão de gastos corporativos da Clara permite que as equipes de finanças e contabilidade economizem até um ano na execução de processos demorados e que costumam ser realizados manualmente.

Com foco no mercado brasileiro, a Clara planeja investir mais de R$ 100 milhões nas operações locais até o fim de 2023, expandindo seu portfólio para 5 mil clientes. Pouco mais de um ano após seu lançamento no Brasil, os cartões de crédito da Clara já movimentaram mais de R$ 500 milhões – valor que a empresa estima quadruplicar até o fim deste ano.