4 passos para deixar de ser multitarefa e ser mais produtivo

Usar o WhatsApp, ler e-mails, cuidar dos filhos, ver TV e fazer um relatório, tudo ao mesmo tempo. Isso é o que um multitarefa faz e é um comportamento muito comum nos dias de hoje, sendo facilmente identificado não só nas relações profissionais, mas também nos pessoais. Segundo Fagner Borges, autor do livro “A Jornada da Liberdade”, podemos tentar ser multitarefa sim, porém, nosso cérebro funciona por compartimentos, agrupando nossas atividades para que possamos executá-las. “Não conseguimos armazenar duas informações completamente diferentes ao mesmo tempo. Para trocar o conjunto de informações, guardamos uma caixa e abrimos outra”, conta.

Para entender como nosso cérebro funciona, ele propõe um teste. “Abaixo tem dois quadros com três colunas. Na primeira coluna. Você irá escrever as letras do alfabeto, de A a H. Na segunda coluna, irá preencher os números, de um a oito. Na terceira, os mesmos números, só que em algarismos romanos”, explica. Isso significa que na primeira linha do quadro você terá: “A” na primeira coluna, “1” na segunda e “I” na terceira. Na segunda linha do mesmo quadro, você deve preencher: “B”, “2” e “II”, e assim por diante.

Para o teste valer, Fagner dá as coordenadas. “No primeiro quadro, você precisa preencher de maneira alternada, ou seja, primeiro a letra do alfabeto, depois o número e na sequência o algarismo romano. Cronometre o tempo que vai levar para fazer o primeiro quadro e no segundo, preencha cada coluna inteiramente antes de seguir para a próxima: todas as letras, depois todos os números e, por fim todos os algarismos romanos”.

“Provavelmente qualquer pessoa que fizer o teste levará muito mais tempo para preencher o primeiro quadro”, revela Fagner. Isso porque, explica ele, que para preencher o primeiro quadro, precisamos guardar a caixa das letras para lidar com a caixa dos números e depois guarda-las para só então, lidar com a caixa dos algarismos e assim por diante.

O que Fagner quer mostrar no teste é que, ao ser multitarefa provavelmente teremos a produtividade afetada. Para mudar esse hábito, ele listou 4 passos, confira:

1º passo – Faça uma coisa de cada vez

“Não tente realizar mil tarefas ao mesmo tempo. Se você começa algo e para, seu dia não rende. Comece e termine uma atividade antes de ir para outra. Vale desativar notificações de aplicativos, e-mails, porque isso é uma tentação e se você deixar ativada, vai querer olhar”.

2º passo – Trabalhe em ciclos (Pomodoro)

O Pomoro é uma teoria criada por Francesco Cirillo na década de 1980 no que se diz respeito à produtividade 25 minutos de trabalho, 5 minutos de descanso, repetidos em 4 vezes. “O descanso pode ser beber água, meditação, mas a ideia é desligar-se do que está fazendo. Depois desses ciclos, que vão durar 2 horas, tire 30 minutos de recompensa para realizar aquilo que desejar. Outra proposta é trabalhar 50 minutos ininterruptos e descansar 10. O tempo exato, na realidade, você decide, mas o importante é ter a noção do descanso, da frequência de trabalho e da recompensa”.

3º passo – Faça sua própria agenda

Fagner alerta que se não fizer e cuidar da própria agenda, outras pessoas farão por você. “As urgências dos outros são dos outros, não suas e elas indicam falta de planejamento. Você já deve ter presenciado alguém – ou até mesmo você – completamente estressado e sem paciência por conta de um atraso de dez minutos, por exemplo. Mas coloque as coisas em perspectiva: esse atraso se refere a um compromisso simples, trivial ou a uma situação de vida ou morte? Colocar situações em perspectiva é uma das maneiras mais simples e práticas de entender quanto elas merecem de sua energia e de sua saúde mental”.

4º passo – Programe respostas automáticas

“Muitas pessoas acham que desativar notificações de e-mail pode gerar problemas com os outros, mas basta configurar uma resposta automática avisando que você responderá quando possível para que esse problema seja solucionado. E sempre deixe claro que, se for algo realmente urgente, o seu telefone está disponível para ligações”, finaliza.

Mirian Gasparin

Mirian Gasparin, natural de Curitiba, é formada em Comunicação Social com habilitação em Jornalismo pela Universidade Federal do Paraná e pós-graduada em Finanças Corporativas pela Universidade Federal do Paraná.Profissional com experiência de 50 anos na área de jornalismo, sendo 48 somente na área econômica, com trabalhos pela Rádio Cultura de Curitiba, Jornal Indústria & Comércio e Jornal Gazeta do Povo. Também foi assessora de imprensa das Secretarias de Estado da Fazenda, da Indústria, Comércio e Desenvolvimento Econômico e da Comunicação Social.Desde abril de 2006 é colunista de Negócios da Rádio BandNews Curitiba e escreveu para a revista Soluções do Sebrae/PR. Também é professora titular nos cursos de Jornalismo e Ciências Contábeis da Universidade Tuiuti do Paraná. Ministra cursos para empresários e executivos de empresas paranaenses, de São Paulo e Rio de Janeiro sobre Comunicação e Língua Portuguesa e faz palestras sobre Investimentos.Em julho de 2007 veio um novo desafio profissional, com o blog de Economia no Portal Jornale. Em abril de 2013 passou a ter um blog de Economia no portal Jornal e Notícias. E a partir de maio de 2014, quando completou 40 anos de jornalismo, lançou seu blog independente. Nestes 16 anos de blog, mais de 35 mil matérias foram postadas.Ao longo de sua carreira recebeu 20 prêmios, com destaque para o VII Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º e 3º lugar na categoria webjornalismo em 2023); Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º lugar Internet em 2017 e 2016);Prêmio Sistema Fiep de Jornalismo (1º lugar Internet – 2014 e 3º lugar Internet – 2015); Melhor Jornalista de Economia do Paraná concedido pelo Conselho Regional de Economia do Paraná (agosto de 2010); Prêmio Associação Comercial do Paraná de Jornalismo de Economia (outubro de 2010), Destaque do Jornalismo Econômico do Paraná -Shopping Novo Batel (março de 2011). Em dezembro de 2009 ganhou o prêmio Destaque em Radiodifusão nos Melhores do Ano do jornal Diário Popular. Demais prêmios: Prêmio Ceag de Jornalismo, Centro de Apoio à Pequena e Média Empresa do Paraná, atual Sebrae (1987), Prêmio Cidade de Curitiba na categoria Jornalismo Econômico da Câmara Municipal de Curitiba (1990), Prêmio Qualidade Paraná, da International, Exporters Services (1991), Prêmio Abril de Jornalismo, Editora Abril (1992), Prêmio destaque de Jornalismo Econômico, Fiat Allis (1993), Prêmio Mercosul e o Paraná, Federação das Indústrias do Estado do Paraná (1995), As mulheres pioneiras no jornalismo do Paraná, Conselho Estadual da Mulher do Paraná (1996), Mulher de Destaque, Câmara Municipal de Curitiba (1999), Reconhecimento profissional, Sindicato dos Engenheiros do Estado do Paraná (2005), Reconhecimento profissional, Rotary Club de Curitiba Gralha Azul (2005).Faz parte da publicação “Jornalistas Brasileiros – Quem é quem no Jornalismo de Economia”, livro organizado por Eduardo Ribeiro e Engel Paschoal que traz os maiores nomes do Jornalismo Econômico brasileiro.