Desperdícios e fraudes afetam seriamente o caixa das empresas e geram um clima de desconfiança entre funcionários e chefes
Os desperdícios e as fraudes têm comprometido seriamente o caixa de muitas empresas. No caso específico de fraudes, além de provocarem grandes perdas financeiras, trazem também outras consequências. Por exemplo, no âmbito do ambiente de trabalho, provocam um clima de insegurança e desconfiança entre os funcionários e suas chefias. No âmbito da direção geral da empresa, geram suspeitas e desconfianças sobre a capacidade de gestão de seus administradores. E, no âmbito externo, prejudicam a imagem da organização com o público consumidor.
Os empresários que estão querendo acabar de uma vez por todas com os gastos desnecessários e eliminar as condutas duvidosas devem tomar algumas decisões. A primeira delas é cuidar com os relatórios gerenciais que contêm informações truncadas, camufladas, ou mesmo falta de informações. Eu conversei com alguns profissionais da área de compliance e eles me explicaram que é comum alguns departamentos entregarem para a área financeira do negócio certos relatórios periódicos que justificam os gastos. Neste caso, deve-se aumentar a vigilância destes relatórios, principalmente se for constatado que eles estão muito resumidos e mal explicados; que não apresentam conclusões e, portanto, sem condições para que os gestores possam validar as informações.
Para não correr esse risco é preciso alterar a rotina de validação de informações periodicamente; inovar na gestão permanentemente e solicitar esclarecimentos pontuais.
Outra medida que deve ser tomada, é redobrar a atenção com a “caixinha” da empresa. Neste caso, todas as despesas devem ser justificadas, uma vez que é comum os departamentos criarem a chamada “caixinha” ou dinheiro extra para “eventualidades” ou emergências, que quase nunca são justificadas nos relatórios. Ou quando são justificados, fazem parte dos custos extras chamados “outros” ou “diversos”. Segundo especialistas, a “caixinha” é criada por comodismo ou descaso, ou então visa “disfarçar” um eventual complemento salarial ou ainda uma tentativa de encobrir falhas anteriores ou puro interesse pessoal visando benefício financeiro imediato.
O terceiro ponto importante é ficar de olho nos gastos “urgentes” ou “excepcionais”, uma vez que eles podem esconder incompetência. Normalmente, os gastos deverem ser planejados e aprovados previamente. O que surge como urgente ou excepcional, ocorre por colaboradores não comprometidos com as demandas internas da empresa; ou ainda por deficiência de processos de compras ou contratação de serviços ou profissionais que são beneficiados por fornecedores.
Se isso está acontecendo na empresa, deve-se mapear todas as exceções e urgências, revisar políticas internas, capacitar os empregados em todos os níveis da corporação e conscientizar e comprometer os principais gestores.
