O que as empresas devem fazer para não se darem mal na Black Friday
Já há algum tempo, várias lojas, tanto online quanto físicas, estão preparando seus estoques e atendimento para o próximo dia 25 de novembro, data da Black Friday brasileira. No entanto, embora as empresas estejam prontas para lidar com o enorme fluxo de clientes e pedidos, muitas vezes as companhias se esquecem de prestar atenção na questão fiscal da empresa, algo que pode causar muita dor de cabeça caso seja mal gerida.
Com um grande número de pedidos e demandas, é fácil perder o controle sobre os arquivos de ordem fiscal, por isso, a Arquivei, empresa que criou uma ferramenta de gestão fiscal, dá três dicas para evitar que esses problemas ocorram:
1 – Dê preferências a processos automáticos
Hoje, na forma padrão para o recebimento das notas fiscais eletrônicas, você precisa esperar o fornecedor mandar um arquivo XML e um arquivo PDF por e-mail, o que frequentemente acontece de forma manual. Por causa disso, frequentemente ocorrem erros no envio ou na entrega do e-mail (seja por endereço errado, caixa lotada, ou pelo esquecimento da pessoa encarregada de enviar). Deste modo, é sempre interessante automatizar esse processo para que não haja situações como essa. Outra boa medida é pedir aos consumidores atenção redobrada na hora de preencher formulários de cadastro no site da compra.
2 – Tenha os documentos prontos para a contabilidade
Numa época de grande volume de compras e entregas, como a Black Friday, fica difícil controlar o que chegou de fato na loja e parear este produto com a nota fiscal dele que chegou no e-mail. Prestar atenção nesse processo é fundamental para não se enrolar e automatizar os processos é um bom caminho. Algumas ferramentas permitem a consulta de notas direto da Secretaria da Fazenda e permite que as empresas saibam a hora exata que uma nota foi emitida para ela.
3 – Escriture todas as notas no ato
Deixar para fazer depois é algo que não deve ser estimulado. Devido ao grande volume de dados processados na época do Black Friday, é imprescindível que tudo seja feito da maneira mais rápida e eficiente possível para evitar problemas.
O não recebimento de notas não é uma desculpa válida. Isso porque deixar de escriturar notas porque não as recebeu pode resultar em multas e representar pagamento de mais impostos. Automatizar esses processos também podem ajudar nesse ponto, assim, além de ter o controle de tudo que for emitido à empresa, também é possível fazer a gestão de todos os produtos que são recebidos, mantendo toda a documentação pronta para a contabilidade.
Também é possível identificar fraudes, já que as ferramentas podem alertar os usuários caso o fornecedor queira sonegar impostos ao cancelar notas. Se o produto em mãos tiver uma nota cancelada, isso é equivalente a ter um produto sem nota, que irá gerar problemas para a empresa.
