Reuniões de negócios produtivas não são perda de tempo e podem ser o caminho para a conquista de resultados mais eficientes
O tempo é um dos itens principais no mundo de negócios e se não for bem administrado pelas empresas terá reflexos diretos na produtividade. E apesar do velho e conhecido ditado de que tempo é dinheiro, pesquisas recentes apontam que em muitas empresas perde-se 25% ou até mais do tempo de trabalho com atividades de baixo valor ou completamente ineficientes.
Também quando se fala em tempo, é comum ouvir os colaboradores de empresas dos mais diversos tipos e portes dizendo que as reuniões de equipe são um verdadeiro desperdício de tempo e que na maioria das vezes atrapalham a produtividade pessoal. E tem ainda aqueles que se perguntam: com tanta coisa para fazer e eu aqui perdendo meu tempo nessa reunião.
A verdade é que as reuniões desde que bem conduzidas são uma ferramenta muito importante para melhores tomadas de decisões e são indicadas como o caminho para a conquista de resultados mais eficientes. Mas, para que isso ocorra, elas devem ser produtivas. Eu conversei com alguns executivos e consultores de empresas e pedi a eles que me apontassem alguns pontos básicos que devem ser adotados para tornar uma reunião de negócios mais produtiva.
O primeiro item é fazer reuniões nos dias e horários da semana em que as pessoas estão menos sobrecarregadas. Uma ideia para as empresas que trabalham com metas semanais é marcar as reuniões para a segunda ou terça-feira à tarde. Desta forma, os colaboradores poderão revisar suas pendências da semana anterior, se prepararem para a reunião e ainda terão um bom tempo para executar as tarefas assumidas para aquela semana.
O segundo ponto é convidar apenas quem interessa. Ter mais de seis pessoas em uma reunião pode ameaçar a produtividade e comprometer seu objetivo, pois todos devem ser ouvidos e contribuírem com a pauta da reunião. Em caso de uma equipe grande, o ideal é subdividir os grupos para facilitar o envolvimento.
Outro item importante de uma reunião é a pauta, que deve ser simples, mas que contenha tudo o que será analisado e os passos que serão dados. Também deve ser determinado o que os participantes devem levar para a reunião, como relatórios, projetos ou análises.
Por último, é importante encerrar todas as reuniões com perguntas para garantir a sua efetividade, como por exemplo: Quais pontos discutimos? Quais tarefas serão necessárias? E quais são os responsáveis e os prazos a serem cumpridos?
As reuniões que seguirem esse caminho, certamente se tornarão mais produtivas e menos enfadonhas.
