Organize os dados de sua empresa e prepare-se para superar o tempo de crise
A pandemia mundial causada pelo Coronavírus está mexendo com todos os setores da economia. No Brasil, os impactos ainda serão projetados, mas em curto prazo pode-se notar que a extração de matérias primas, a indústria e o setor de comércio de bens e prestação de serviços começam a sentir reflexos da quarentena.
“Em algum momento a situação voltará à normalidade. Porém, teremos que ficar mais preparados do que nunca com os dados e indicadores atuais de nossas empresas”, ressalta Carlos Eduardo Colenetz, diretor da X-Bits Software – companhia que desenvolve programas de inteligência artificial – e criador da plataforma Mentor BI.
Para ele, que também é especialista em sistemas de computação mobile e nuvem , todos os empreendedores devem ficar de olho em alguns números e gráficos que ajudam a compreender a situação do momento e podem facilitar as tomadas de decisões.
Carlos Eduardo Colenetz, diretor da X-Bits Software.
Confira as dicas do especialista:
1) Se você ainda gera dados em sua empresa fora do meio digital, comece e organizar as informações de vendas, faturamento e compras dentro de um software. Quem não tem um programa para isso, a sugestão é utilizar ferramentas gratuitas como as planilhas do Google ou Google Sheets.
2) Quem já possui os dados de maneira online, o momento serve para colocá-los num formato de gráficos e com indicadores para analisar as tendências de compras. Quem for iniciar por conta própria, a recomendação é criar painéis usando as planilhas do Google ou o Microsoft Excel de maneira que seja possível acompanhar o desempenho do negócio, a cada hora do dia.
3) Analisar é bom, mas planejar é ainda melhor. Com os históricos de vendas, faturamento e despesas em mãos, é hora de projetar ações diante de cada cenário. “Quando a situação do Covid-19 melhorar, terei equipe suficiente para atender a demanda? Eles já terão recebido seus salários? Terei quais despesas?” Nada melhorar do que usar tabelas para saber o momento de tomar cada decisão.
4) Inteligência artificial ajuda a definir metas. Se você não tinha esse hábito em seu negócio, comece e pensar agora. Já imaginou ter na palma da mão todas as metas da companhia, para o ano inteiro? Atualmente já é possível criar ações como essa em pequenas empresas com investimentos a partir de R$ 3 mil.
Enquanto isso, use uma planilha para anotar o que compra, as quantidades, o que pode ser diminuído a cada mês. Além de economizar dinheiro, a sensação de controle da situação traz alívio aos gestores.
5) Analise tudo. Lembre-se de criar painéis e gráficos com indicadores das suas contas a pagar e também a previsão de faturamentos. Fale com fornecedores e altere datas de vencimento para ter folga nos recebimentos previstos. Adiar prestações em alguns dias já dará folga no orçamento, vai melhorar o fluxo de caixa e sua empresa consegue evitar o uso de empréstimos ou cheque especial.
Ainda que o momento seja de preocupação, é fundamental que todo empreendedor – seja de pequeno, médio ou grande porte – coloque os dados de sua empresa em ordem. Quando a situação melhorar, sairá na frente quem estiver mais bem preparado para retomada da economia e for mais assertivo em suas decisões.
