Emissão de Notas Fiscais: como preencher o documento com segurança?
Uma das atribuições profissionais mais solicitadas nos setores financeiros e contábeis é a emissão de notas fiscais. Esse documento é uma exigência tributária obrigatória nos processos empresariais e faz parte dos procedimentos de regularização das organizações, além de garantir a segurança dos consumidores em negociações comerciais (comprovante de compra e venda, por exemplo).
É importante destacar que para obter um lançamento correto é necessário atender a algumas regras gerais: ter um Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) válido na Receita Federal, certificado digital, acesso à internet e o programa ” Emissor de NF-e “, disponibilizado gratuitamente pelas secretarias estaduais de finanças.
Além disso, se a empresa tiver fins comerciais, é necessário cadastrar-se como contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) nas unidades municipais do órgão federal.
Uma ação que revolucionou o processo de emissão de notas fiscais foi a digitalização, proporcionando mais assertividade e economia de tempo, além de evitar retrabalho. Jaqueline Cunda, coordenadora do curso Técnico em Contabilidade do Senac EAD, explica os benefícios da modalidade digital.
“Com toda certeza, as notas fiscais eletrônicas são mais práticas do que aquelas preenchidas manualmente. Desde 2008, com a criação da NF-e, o processo de emissão ficou mais ágil, trazendo uma maior segurança, bem como um controle fiscal mais preciso”, explica.
Como corrigir erros na emissão?
Inicialmente, é necessário esclarecer que o controle dos documentos é a melhor forma de evitar incorreções no preenchimento. Estabelecer uma rotina de organizar as notas fiscais, de acordo com a data a de emissão ou recebimento, é o primeiro passo.
Nesse sentido, Jaqueline faz algumas considerações que podem contribuir positivamente na rotina do profissional responsável por esse trabalho. “Uma opção interessante é usar o armazenamento em nuvem ou um software de gestão de documentos fiscais. Além disso, conferir as informações descritas e criar um controle para não perder o prazo de pagamento são ações que devem constar no cotidiano do funcionário”, argumenta.
Em casos de erros na emissão, existem alguns procedimentos que podem ser adotados para tentar reverter a situação. O tutor do curso técnico do Senac EAD, Cristiano Suppi da Rosa, esclarece que a nota com status “autorizado” no sistema da Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz) não aceita alterações, por isso qualquer tentativa de mudança invalidará a assinatura digital.
Ainda assim, é possível realizar alguns procedimentos retificadores, confira:
– O cancelamento é o primeiro passo a ser adotado, caso seja necessário realizar uma correção. No entanto, isso só pode ser feito se o produto lançado não estiver em circulação. Nos casos de NFe, a solicitação precisa estar dentro do prazo limite, a contar da data de emissão do documento.
– A segunda opção é emitir uma nota fiscal complementar quando a finalidade for realizar um acréscimo no valor total. Vale reforçar que a alteração é permitida somente para essa situação, então, se a correção for para diminuir o montante informado, não será possível utilizar essa alternativa.
– Outra possibilidade é solicitar digitalmente e em até 60 dias a nota fiscal de substituição e anulação a partir da data de emissão original. Nesse caso, é importante reforçar que a indicação atende fins de correção do valor quando for preciso reduzir o total descrito.
– Além disso, é possível elaborar uma carta de correção eletrônica (CC-e) e enviar para os órgãos responsáveis (Sefaz ou secretaria municipal). O conteúdo deve ter informações dos dados que precisam de alteração, identificando os campos específicos. Contudo, o prazo máximo para envio é de 30 dias, após a autorização do sistema digital.
Cuidados com dados
Jaqueline ressalta que o ambiente digital (plataformas ou sites), utilizado para preenchimento das notas fiscais, precisa da maior proteção possível, de forma a manter a privacidade das informações internas das empresas. “Uma das ameaças mais comuns são os vírus, por isso é fundamental que os computadores contem com programas eficientes. Outra sugestão é criar senhas de acessos elaboradas que devem ser trocadas periodicamente, além de limpeza de cache e cookies dos computadores”.
Além disso, uma opção interessante seria utilizar softwares pagos que contam com armazenamento de dados, realizam operações automáticas, buscas, filtro de informações, convertem e enviam documentos eletrônicos e são integrados com a Sefaz. “Dessa forma, haverá uma proteção exclusiva e um endereçamento baseado em conteúdo, trazendo mais confiabilidade e integridade ao trabalho. Esse aplicativo disponibiliza ainda o serviço de backup, sem a necessidade de conexão com a internet (offline)”, acrescenta a especialista do Senac EAD.
Por último, o professor Cristiano compartilha algumas dicas para profissionais que estão começando a trabalhar no setor de emissão e querem aperfeiçoar os conhecimentos:
– Conhecer os tipos de nota fiscais e a finalidade a que se destinam;
– Verificar se o cadastro dos produtos e clientes da empresa estão atualizados e completos a fim de realizar a emissão de maneira correta e automática;
– Revisar as informações presentes no documento com a máxima atenção possível, já que depois da autorização eletrônica da Sefaz não será possível realizar alterações;
– Implementar o uso de softwares na emissão de notas é fundamental para a segurança e agilidade do processo;
– Treinamento contínuo dos responsáveis por esse trabalho. É muito importante orientar a equipe sobre a atenção dessa tarefa e no caso de contar com programas específicos, ensinar como funciona todo o procedimento;
No Senac EAD, interessados em ingressar na carreira contábil contam com diversas opções de cursos: técnicos, graduação e cursos livres a fim de atualizarem os conhecimentos profissionais.
Acesse a programação completa de cursos do Senac EAD. Há também uma programação diversificada de cursos presenciais que pode ser conferida no link a seguir.
