4 atividades para automatizar no RH em 2023 com foco em redução de gastos e tempo

Faltando pouco mais de duas semanas para o fim do ano, a rotina dos profissionais de RH segue ativa no planejamento para 2023. Isso envolve a definição de novos objetivos, metas, prioridades e análise das estratégias aplicadas. Durante este processo, para tornar ou manter a empresa competitiva no mercado é relevante ter como base as tendências e os desdobramentos do setor.

O recente relatório da Gartner, líder mundial em pesquisa e aconselhamento para empresas, desenvolvido com mais de 800 líderes de RH sobre as prioridades e tendências para 2023, traz a eficácia do gestor (60%), design organizacional e gestão de mudanças (53%), experiência do funcionário (47%), o recrutamento (46%) e o futuro de trabalho (42%), nesta ordem, como as cinco prioridades dos líderes de recursos humanos.

Neste cenário, percebemos o quanto o gerenciamento de investimentos em pessoas e tecnologia, o employee experience e a transformação dos recursos humanos, para ser mais automatizado e digital, é urgente devido os avanços e necessidades do mercado. Pensando nisso, Renan Conde, diretor Brasil e EUA da Factorial, plataforma de centralização de processos de recursos humanos e departamento pessoal, separou quatro atividades de RH para automatizar em 2023 e reduzir gastos e tempo.

1. Gestão de turnos e ausências

Para as empresas que adotam o regime CLT, todo período de contabilização das horas trabalhadas tende a ser um pesadelo. São inúmeras folhas de ponto para analisar de cada funcionário, uma boa parte do dia para realizar os cálculos das horas trabalhadas e extras, as ausências durante o mês, muitas planilhas para atualizar, todo um processo que gera dor de cabeça.

Imagine o quão mais fácil seria se em um só lugar, os colaboradores pudessem bater o ponto, a empresa recebesse a confirmação, ocorresse o registo de ausências e ao final do mês, toda a contabilização, gráficos e análise de tempo já estivessem prontos e acessíveis para download e impressão. Esse é o poder da automatização da gestão de turnos e ausência.

“Já encontrei profissionais de RH que tinham 40% do tempo de trabalho mensal comprometido com a organização e análise desses dados. Após a automatização, reduziu para 10%”, afirma Renan.

2. Gestão de desempenho

Desde o fortalecimento do home office e da entrada da geração Z no mercado de trabalho, reter um talento deixou de ser baseado apenas na oferta de um bom salário e benefícios. Hoje, os colaboradores buscam também pela oferta de um bom plano de carreira. Um pensamento a longo prazo, que preza qualidade de vida.

Logo, diversas companhias passaram a aplicar a estratégia, na expectativa da retenção de talentos e redução de custos. “Manter um colaborador na empresa é muito mais barato do que contratar um novo. Entre o recrutamento e a integração, a substituição de um funcionário pode custar de 50% a 60% do salário anual do funcionário“, completa o diretor.

Mas com tantos funcionários, etapas, documentos e avaliações, pode ser uma tarefa desafiadora organizar e acompanhar toda a cadeia de crescimento do integrante. Com a digitalização deste processo, pela plataforma escolhida, o líder de RH pode personalizar os estágios, adicionar informações, compartilhar documentos com o colaborador e acompanhar o retorno, além de toda vantagem de armazenamento de dados e geração de relatórios.

3. Recrutamento e seleção

Segundo um levantamento realizado pelo InfoJobs, 84,1% das empresas entrevistadas estão com mais dificuldade para contratar profissionais em comparação aos anos pré-pandemia. Algumas das causas relatam a falta de engajamento dos candidatos nas etapas do processo e a garantia de que todos os participantes recebam feedback.

Neste cenário, os avanços da tecnologia podem ajudar, especialmente as plataformas de integração e os softwares all-in-one, que automatizam todas as etapas. Permitindo uma diferente aproximação entre a empresa-funcionário, que beneficia ambas as partes e amplia as possibilidades, especialmente falando em custos e tempo destinado a cada etapa.

4. Onboarding

O onboarding de funcionários envolve todos os estágios de integração deles na empresa. Seu principal objetivo é deixar uma boa impressão, motivar e engajar os talentos ingressantes. Um importante processo para garantir a retenção de talentos e aumentar a produtividade. Os colaboradores precisam saber como é a rotina na empresa, as suas responsabilidades e quem vai orientá-los, por exemplo.

“Com as novas tecnologias em RH, é possível inclusive planejar e aplicar um onboarding de forma muito mais rápida e simples, principalmente, no ambiente online. Com a ajuda de ferramentas e recursos digitais, conseguimos poupar tempo e tarefas administrativas, como a gestão de documentos; garantir que nada fique para trás, por poder ser planejado, cada etapa revisada e inserida no plano com calma e atenção; atualização automática de conteúdos; fácil monitoramento do avanço do funcionário; facilidade do acesso aos dados e melhoria do employer branding, por exemplo”, finaliza Conde.

Mirian Gasparin

Mirian Gasparin, natural de Curitiba, é formada em Comunicação Social com habilitação em Jornalismo pela Universidade Federal do Paraná e pós-graduada em Finanças Corporativas pela Universidade Federal do Paraná.Profissional com experiência de 50 anos na área de jornalismo, sendo 48 somente na área econômica, com trabalhos pela Rádio Cultura de Curitiba, Jornal Indústria & Comércio e Jornal Gazeta do Povo. Também foi assessora de imprensa das Secretarias de Estado da Fazenda, da Indústria, Comércio e Desenvolvimento Econômico e da Comunicação Social.Desde abril de 2006 é colunista de Negócios da Rádio BandNews Curitiba e escreveu para a revista Soluções do Sebrae/PR. Também é professora titular nos cursos de Jornalismo e Ciências Contábeis da Universidade Tuiuti do Paraná. Ministra cursos para empresários e executivos de empresas paranaenses, de São Paulo e Rio de Janeiro sobre Comunicação e Língua Portuguesa e faz palestras sobre Investimentos.Em julho de 2007 veio um novo desafio profissional, com o blog de Economia no Portal Jornale. Em abril de 2013 passou a ter um blog de Economia no portal Jornal e Notícias. E a partir de maio de 2014, quando completou 40 anos de jornalismo, lançou seu blog independente. Nestes 16 anos de blog, mais de 35 mil matérias foram postadas.Ao longo de sua carreira recebeu 20 prêmios, com destaque para o VII Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º e 3º lugar na categoria webjornalismo em 2023); Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º lugar Internet em 2017 e 2016);Prêmio Sistema Fiep de Jornalismo (1º lugar Internet – 2014 e 3º lugar Internet – 2015); Melhor Jornalista de Economia do Paraná concedido pelo Conselho Regional de Economia do Paraná (agosto de 2010); Prêmio Associação Comercial do Paraná de Jornalismo de Economia (outubro de 2010), Destaque do Jornalismo Econômico do Paraná -Shopping Novo Batel (março de 2011). Em dezembro de 2009 ganhou o prêmio Destaque em Radiodifusão nos Melhores do Ano do jornal Diário Popular. Demais prêmios: Prêmio Ceag de Jornalismo, Centro de Apoio à Pequena e Média Empresa do Paraná, atual Sebrae (1987), Prêmio Cidade de Curitiba na categoria Jornalismo Econômico da Câmara Municipal de Curitiba (1990), Prêmio Qualidade Paraná, da International, Exporters Services (1991), Prêmio Abril de Jornalismo, Editora Abril (1992), Prêmio destaque de Jornalismo Econômico, Fiat Allis (1993), Prêmio Mercosul e o Paraná, Federação das Indústrias do Estado do Paraná (1995), As mulheres pioneiras no jornalismo do Paraná, Conselho Estadual da Mulher do Paraná (1996), Mulher de Destaque, Câmara Municipal de Curitiba (1999), Reconhecimento profissional, Sindicato dos Engenheiros do Estado do Paraná (2005), Reconhecimento profissional, Rotary Club de Curitiba Gralha Azul (2005).Faz parte da publicação “Jornalistas Brasileiros – Quem é quem no Jornalismo de Economia”, livro organizado por Eduardo Ribeiro e Engel Paschoal que traz os maiores nomes do Jornalismo Econômico brasileiro.