Empresas ainda perdem dinheiro por falta de controle em despesas corporativas

Falta de visibilidade em tempo real sobre gastos pressiona caixa das empresas e acelera adoção de soluções integradas para controle financeiro

A ausência de visibilidade em tempo real sobre despesas corporativas ainda representa uma fonte relevante de perda financeira para empresas brasileiras. Em um cenário de pressão por eficiência e controle de custos, gastos com viagens, alimentação, transporte e combustível seguem sendo geridos, em muitos casos, por processos manuais e pouco integrados.

Apesar do avanço das soluções financeiras digitais, o uso de planilhas ainda predomina. Dados do Panorama da Gestão de Despesas Corporativas no Brasil mostram que 65% das empresas utilizam esse tipo de ferramenta como principal forma de controle, enquanto milhões ainda dependem de processos descentralizados, com baixa padronização e pouca rastreabilidade.

Esse modelo limita a capacidade de análise e reação das áreas financeiras. Sem acesso a dados consolidados e em tempo real, empresas operam com baixa previsibilidade, maior risco de inconsistências e dificuldade para identificar desperdícios. De acordo com a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), a digitalização da gestão financeira está diretamente associada ao aumento da transparência, à redução de custos operacionais e ao fortalecimento da governança corporativa.

No Brasil, a relevância do tema se intensifica diante da movimentação de R$ 135,4 bilhões em viagens corporativas até novembro de 2025, segundo levantamento da FecomercioSP em parceria com a Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), o que amplia o impacto de qualquer ineficiência na gestão dessas despesas.

“Hoje, o maior desafio das empresas não é apenas reduzir custos, mas entender, em tempo real, como e onde o dinheiro está sendo gasto. Sem visibilidade, não existe gestão eficiente”, afirma Humberto Cançado, sócio-diretor na Voetur Viagens.

A adoção de plataformas de expense management tem avançado como resposta a esse cenário. Essas soluções permitem automatizar processos, aplicar políticas de gastos de forma estruturada e gerar dados confiáveis para análise, reduzindo a dependência de controles manuais.

A Payfly, solução da Voetur, integra gestão de despesas, pagamentos e viagens corporativas em uma única plataforma. Com isso, empresas conseguem acompanhar despesas em tempo real, automatizar a prestação de contas e garantir maior aderência às políticas internas.

Na prática, a mudança é estrutural. O CFO deixa de atuar de forma reativa, analisando despesas após sua ocorrência, e passa a acompanhar toda a jornada do gasto, com capacidade de aprovação, ajuste e controle ao longo do processo. Estudos da Harvard Business School indicam que organizações orientadas por dados têm maior capacidade de antecipar riscos e capturar oportunidades de eficiência.

“Quando a empresa passa a acompanhar a jornada da despesa em tempo real, ela ganha controle, previsibilidade e agilidade. Isso impacta diretamente a qualidade das decisões e a saúde financeira do negócio”, completa Humberto.

Além do ganho financeiro, a digitalização melhora a experiência dos colaboradores, reduz o tempo gasto com prestação de contas e aumenta a conformidade com as políticas corporativas.

Com a crescente pressão por eficiência, transparência e governança, a tendência é que soluções integradas ganhem protagonismo nas estratégias empresariais. Nesse contexto, a gestão de despesas deixa de ser apenas operacional e passa a ocupar um papel central na sustentabilidade financeira das organizações.