Gestão de viagens corporativas: os maiores erros e como evitá-los

Segundo pesquisa realizada pela Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), as vendas de viagens corporativas cresceram 11,1% no 1º trimestre de 2019. O estudo foi processado pelo BI (Business Inteligence) da entidade e envolve o total das transações feitas pelas agências associadas, na comparação do mesmo período de 2018.

Com as viagens, as empresas acabam gastando muito com hospedagem, transporte, alimentação, passagens aéreas, entre outros custos. Para evitar que erros aconteçam durante a gestão, Bruno Pain, co-fundador e diretor comercial do VExpenses – plataforma de gestão de despesas corporativas – listou três situações prejudiciais que podem ser evitadas, ajudando a agilizar processos, prevenir possíveis fraudes e, também, perdas de dinheiro. Confira:

Falta de organização

O planejamento é essencial para qualquer atividade de uma empresa. Portanto, a falta dele é um dos erros mais comuns na gestão das viagens corporativas. Com uma boa organização você agenda todas as viagens com antecedência, encontra hospedagem e passagens com melhor custo-benefício, entre outros fatores que ajudam a evitar gastos desnecessários.

Dedique-se à elaboração de um bom orçamento de viagem, que faça sentido para sua empresa. Assim, você evita ser pego de surpresa com o valor das despesas da viagem e não compromete a saúde financeira do seu negócio.

Não contratar um seguro de viagem

Muitos pensam que o seguro viagem é uma bobagem, mas não é. Pelo contrário, o seguro viagem protege tanto o colaborador, quanto a empresa em caso de imprevistos na viagem.

Algumas das situações imprevistas que podem ocorrer são o colaborador passar mal, sofrer algum acidente durante a viagem ou outra emergência. O seguro viagem garantirá que o funcionário será atendido e não ficará desamparado nesses casos. Além disso, com o pagamento antecipado, a empresa economiza com despesas altas, caso alguém tenha que acionar algum atendimento em cima da hora.

Controle e conciliação do cartão corporativo da empresa

Algumas empresas oferecem cartão corporativo para os colaboradores gastarem durante a sua viagem, ao invés de reembolsá-los pelas despesas posteriormente. O problema com essa prática é que muitos colaboradores não utilizam o cartão da forma correta e acabam abusando das compras.

Para evitar que o colaborador misture despesas corporativas com os gastos pessoais, a empresa precisa estabelecer uma política para os gastos em viagens a trabalho, assim como realizar uma conciliação da fatura do cartão corporativo com os comprovantes de gastos apresentados. Assim, é possível identificar cada um dos gastos da fatura e ver sua natureza corporativa. No entanto, esse processo costuma ser manual e nada prático, sendo muitas vezes negligenciado por muitos departamentos financeiros e administrativos.

Nesse sentido, uma dica importante é não hesitar em utilizar a tecnologia ao seu favor. Atualmente existem diversos apps e plataformas gerenciais que são ótimas soluções para a organização das despesas corporativas nas empresas, além de simplificarem diversos processos administrativos.

O VExpenses é uma dessas plataformas , já tendo ajudado diversas empresas na gestão de despesas.“Está ficando cada vez mais rápido e prático automatizar e otimizar processos internos. Essa organização tem ajudado as empresas a crescerem, evitando também prejuízos e gerando economia de tempo e de dinheiro” finaliza Pain.

Mirian Gasparin

Mirian Gasparin, natural de Curitiba, é formada em Comunicação Social com habilitação em Jornalismo pela Universidade Federal do Paraná e pós-graduada em Finanças Corporativas pela Universidade Federal do Paraná.Profissional com experiência de 50 anos na área de jornalismo, sendo 48 somente na área econômica, com trabalhos pela Rádio Cultura de Curitiba, Jornal Indústria & Comércio e Jornal Gazeta do Povo. Também foi assessora de imprensa das Secretarias de Estado da Fazenda, da Indústria, Comércio e Desenvolvimento Econômico e da Comunicação Social.Desde abril de 2006 é colunista de Negócios da Rádio BandNews Curitiba e escreveu para a revista Soluções do Sebrae/PR. Também é professora titular nos cursos de Jornalismo e Ciências Contábeis da Universidade Tuiuti do Paraná. Ministra cursos para empresários e executivos de empresas paranaenses, de São Paulo e Rio de Janeiro sobre Comunicação e Língua Portuguesa e faz palestras sobre Investimentos.Em julho de 2007 veio um novo desafio profissional, com o blog de Economia no Portal Jornale. Em abril de 2013 passou a ter um blog de Economia no portal Jornal e Notícias. E a partir de maio de 2014, quando completou 40 anos de jornalismo, lançou seu blog independente. Nestes 16 anos de blog, mais de 35 mil matérias foram postadas.Ao longo de sua carreira recebeu 20 prêmios, com destaque para o VII Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º e 3º lugar na categoria webjornalismo em 2023); Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º lugar Internet em 2017 e 2016);Prêmio Sistema Fiep de Jornalismo (1º lugar Internet – 2014 e 3º lugar Internet – 2015); Melhor Jornalista de Economia do Paraná concedido pelo Conselho Regional de Economia do Paraná (agosto de 2010); Prêmio Associação Comercial do Paraná de Jornalismo de Economia (outubro de 2010), Destaque do Jornalismo Econômico do Paraná -Shopping Novo Batel (março de 2011). Em dezembro de 2009 ganhou o prêmio Destaque em Radiodifusão nos Melhores do Ano do jornal Diário Popular. Demais prêmios: Prêmio Ceag de Jornalismo, Centro de Apoio à Pequena e Média Empresa do Paraná, atual Sebrae (1987), Prêmio Cidade de Curitiba na categoria Jornalismo Econômico da Câmara Municipal de Curitiba (1990), Prêmio Qualidade Paraná, da International, Exporters Services (1991), Prêmio Abril de Jornalismo, Editora Abril (1992), Prêmio destaque de Jornalismo Econômico, Fiat Allis (1993), Prêmio Mercosul e o Paraná, Federação das Indústrias do Estado do Paraná (1995), As mulheres pioneiras no jornalismo do Paraná, Conselho Estadual da Mulher do Paraná (1996), Mulher de Destaque, Câmara Municipal de Curitiba (1999), Reconhecimento profissional, Sindicato dos Engenheiros do Estado do Paraná (2005), Reconhecimento profissional, Rotary Club de Curitiba Gralha Azul (2005).Faz parte da publicação “Jornalistas Brasileiros – Quem é quem no Jornalismo de Economia”, livro organizado por Eduardo Ribeiro e Engel Paschoal que traz os maiores nomes do Jornalismo Econômico brasileiro.