Com um bom gerenciamento, empresas poderão reduzir a conta do telefone em até 30% ao mês
Em tempos de aperto financeiro, a redução de custos é um dos itens mais perseguidos pelas empresas de todos os portes. No caso da conta do telefone, ela tem um peso significativo nas despesas corporativas, uma vez que praticamente todos os tipos de negócio dependem de ligações fixas e móveis. Entretanto, um bom gerenciamento da conta, com o uso de soluções especializadas poderá resultar numa economia no final do mês de até 30%.
O primeiro passo é contar com a ajuda de um consultor técnico e financeiro de telefonia, que realizará um diagnóstico personalizado da situação de cada negócio. Ao comparar as condições contratuais firmadas com a operadora de telefonia e os gastos que constam na conta, é frequente encontrar cobranças indevidas, ligações cobradas mais de uma vez, valores para cálculo diferente do que foi combinado e descontos que não são aplicados. Munidas destas informações, as empresas poderão pedir o ressarcimento para o provedor do serviço, em um processo que leva em torno de um mês.
A próxima etapa para a economia das despesas telefônicas é fazer um mapeamento do perfil de uso dos recursos de telefonia, verificando a melhor solução para cada empreendimento. A negociação de tarifas reduzidas com as teles é só um dos caminhos existentes, pois, com a instalação de processos, ferramentas e até mesmo softwares, é possível garantir total visibilidade das necessidades com telefonia fixa e móvel, efetuar a tarifação adequada de cada chamada e disponibilizar relatórios diários das operações na nuvem.
Outra prática que deve ser adotada é a orientação dos colaboradores sobre o melhor uso da telefonia da empresa e a utilização da inovação tecnológica a favor dos negócios. Se a empresa não pretende tolerar gastos com ligações pessoais, é preciso deixar isso claro para todos os funcionários. Orientá-los a utilizar o próprio celular e deixar o telefone corporativo, seja fixo ou móvel, para casos de urgência pode ser uma boa forma de economia. Outra opção é adotar um sistema de desconto na folha de pagamento quando o uso tiver caráter particular.
No caso de ligações longas e desnecessárias, elas devem ser reavaliadas em algumas áreas e realocadas para as demandas em que há mais necessidade, como o atendimento ao cliente ou a recepção da empresa.
Por último, com a qualidade da conexão à Internet, é possível substituir as tradicionais ligações telefônicas pelas que acontecem via VOIP, principalmente para chamadas de longa distância. As tarifas costumam ser gratuitas para a comunicação entre computadores e até mesmo entre dispositivos móveis. E ao invés de utilizar o telefone para solicitar orçamentos, pedir alterações ou passar dados importantes, é melhor usar o bom e velho e-mail, que garante, além da redução no uso telefônico, o registro das informações e a segurança da empresa.
