Reuniões de negócios só serão produtivas se forem bem planejadas
As reuniões fazem parte da rotina no mundo dos negócios. Elas são importantes para tomar decisões, integrar pessoas, passar informações, coletar opiniões, trocar ideias, avaliar projetos, reconhecer e solucionar problemas, falar de experiências e aproximar a equipe, dentre muitas outras funcionalidades. Ou seja, as reuniões objetivam garantir a melhoria contínua das empresas.
Quando mal estruturadas, as reuniões se tornam improdutivas e desnecessárias, reforçando a visão negativa que muitos profissionais têm do termo reunião. Para que uma reunião seja eficaz e produtiva, ela deve enfocar temas da atualidade e incluir somente o número de participantes necessários para encontrar a solução ao problema que está sendo apresentado e discutido.
É preciso também que os encontros de trabalho ou negócios sejam realizados de forma planejada, organizada, e conduzidos de maneira objetiva. O primeiro passo para tornar uma reunião bem-sucedida é planejar, verificando se ela foi informada a todos os interessados, se os participantes estão cientes da hora, se existem informações suficientes para a sua condução e definir uma boa pauta de discussões. Se todos esses itens forem cumpridos, a reunião será mais ágil.
O segundo passo trata do desenvolvimento da reunião. Ela começou no horário? As pessoas tiveram espaço para apresentar fatos e dados? As ações necessárias foram definidas? Neste caso, é importante lembrar que devem ser abordados somente os assuntos previamente definidos e garantir que ao finalizar o encontro, todos estejam cientes das decisões tomadas.
Também é necessário que o condutor da reunião tenha a postura de dar liberdade aos participantes para expor suas ideias, oferecer conhecimento adequado aos assuntos da reunião e evitar julgamentos precipitados. Outro detalhe importante; uma boa reunião de negócios deve ser conduzida num clima agradável e com um bom senso de humor
Mas, uma reunião bem-sucedida não para por aí. O terceiro passo é verificar se as ações propostas estão sendo executadas. É necessário fazer uma análise das decisões tomadas após a reunião, considerando o resultado esperado.
