Mais de 50% dos gestores estão envolvidos com atividades burocráticas

Em levantamento realizado pela consultoria Luzio Strategy Group foi constatado que, em média, 55% do tempo dos gestores é consumido em atividades consideradas burocráticas. Mesmo nas áreas comerciais em que supostamente os executivos deveriam passar a maior parte do tempo no campo visitando clientes e realizando negócios, permanecem no escritório assoberbados por atividades internas.

O aumento da complexidade das organizações é um resultado inexorável de seus movimentos expansionistas e do crescimento. Uma complexidade cada dia mais predatória porque afasta as pessoas daquilo que mais importa. “Por isso as empresas precisam constantemente rever a Estratégia, Portfolio de Modelos de Negócios e Produtos, Processos, Sistemas e Políticas Corporativas em busca de simplificação, otimização e efetivas renúncias que são necessárias para preservar o foco nas atividades de alto impacto para o negócio. Como dizia Picasso, a arte é a eliminação do desnecessário, comenta Fernando Luzio, chairman da Luzio Strategy Group.

Os fatores que influenciam essa realidade são diversos, como:

1) A dificuldade de priorizar iniciativas cria uma proliferação de projetos que envolvem o gestor em inúmeras reuniões sobre temas variados;

2) A intensificação das ações de Compliance e gestão de riscos para aumentar a segurança empresarial tem aumentado o número de alçadas e atividades de controle que permeiam a anatomia dos mais variados processos decisórios;

3) A dificuldade de dizer “não” para todas as oportunidades que aparecem no radar aumenta sobremaneira o número de produtos no portfólio, que vai ganhando complexidade crescente sem uma avaliação periódica que resulte na retirada ou terceirização de alguns deles;

4) A dança de cadeiras de executivos, cada um procurando imprimir sua experiência e legado nos processos, aumentam a ramificação nem sempre adequada de atividades para os requisitos da cadeia de valor, provocando uma colcha de retalhos difícil de otimizar;

5) A implementação de sistemas nem sempre atinge o objetivo essencial de automação e simplificação esperada pelos gestores, tanto pela falta de aderência dos aplicativos aos processos quanto pelo excesso de customizações que tornam ainda mais demorada a percepção dos benefícios da tecnologia;

6) Gestores não enxergam valor na simplicidade, que deveria ser uma obsessão diária de todos na organização. A vaidade é inflamada pelo encanto das soluções sofisticadas, que podem parecer mais marcantes para o legado do executivo. No entanto, o serviço ao cliente é frequentemente prejudicado pela complexidade crescente do portfólio e pela falta de tempo dos gestores de cuidarem do óbvio bem feito;

7) As reuniões são pouco produtivas e muito demoradas, pela falta de objetividade e método para favorecerem a eficiência dos encontros; pela falta de pontualidade e ausência de participantes relevantes que obrigam a remarcação ou agendamento de uma reunião complementar para chegarem à decisão final; e pela falta de tempo dos gestoras para uma preparação prévia mínima, que poderia melhorar a produtividade das reuniões, levando insegurança para reuniões supostamente agendadas para uma tomada de decisão final.