Estabelecer rotina clara é imprescindível para home office produtivo

O número de infectados por Covid-19 voltou a aumentar em todo o Brasil, o que faz com que voltemos ainda mais a atenção para medidas de combate à disseminação do vírus, como o confinamento. No início da pandemia, muitas empresas decidiram pelo home office – modalidade de trabalho que em muitos lugares perdura até hoje – para evitar que seus funcionários saíssem de casa e, consequentemente, diminuísse a possibilidade de contato com o vírus.

Fora de seu habitat, muitas pessoas se viram e ainda se veem confusas, pois não conseguem desempenhar de maneira eficiente sua atividade profissional ao terem que dividir a atenção com distrações e afazeres domésticos.

Com o intuito de que muitos profissionais nessa posição se mantenham produtivos, atuando em alta performance, o CEO do Instituto Gente, empresário, administrador com ênfase em marketing e palestrante especializado em desenvolvimento profissional e em negócios, Arthur Shinyashiki, destaca os três pilares do home office bem-sucedido.

Rotina definida 

O primeiro deles é determinar uma rotina clara, ou seja, ter horários bem definidos para o início da atividade laboral, para almoço ou lanche, e para o término do trabalho. Conforme Shinyashiki, exceções poderão ocorrer por conta de reuniões, por exemplo, mas no geral é preciso respeitar a programação. “É assim que o cérebro compreenderá que existe um padrão a ser seguido e liberará os hormônios adequados para cada momento específico, seja trabalho ou seja relaxamento”, explica.

Para quem posterga ao máximo o início das atividades, o palestrante especializado em desenvolvimento profissional e em negócios sugere rituais para definir com clareza seu horário de “entrada” no trabalho. Tomar um banho gelado, colocar uma roupa que a pessoa usaria no escritório e ouvir música são exemplos de ações que podem sinalizar claramente que o momento de trabalhar começou. Do mesmo modo, há “workaholics”, pessoas com dificuldades em parar de trabalhar, que acabam ficando estressadas e ansiosas. Para elas, Shinyashiki também recomenda práticas que indiquem o término da atividade no dia, como fechar as abas do computador, arrumar a mesa que usa para trabalhar etc.

Resultado

O segundo pilar é ter foco no resultado. Conforme o CEO do Instituto Gente, mais do que prestar atenção nas ações que precisam ser realizadas no dia, como mexer na planilha ou organizar pensamentos, é necessário ter muito claro mentalmente quais são as soluções finais que necessitam ser obtidas. A pessoa deve estar totalmente comprometida em realizar esses objetivos, descansando apenas quando alcançá-los.

“Isso fará com que você queira terminar a tarefa o mais rápido possível e assim conseguir um tempo livre para atividades de relaxamento, como assistir a um filme ou brincar com os filhos”, diz. Um modo eficaz de cumprir estas metas é por meio de mini “sprints”, isto é, períodos variando entre 15 minutos e 45 minutos em que a pessoa mantem 100% do seu foco na tarefa a ser executada.

Em momentos de crise como o que estamos vivendo, nos quais o trabalho em casa traz uma série de limitações, Shinyashiki recomenda centralizar o foco em poucas ações, invariavelmente naquelas que projetamos melhores resultados. A pandemia trouxe uma nova realidade a muitos profissionais, que trabalhando em casa precisam dividir sua atenção com muitas outras tarefas. “É preciso ter noção dessa situação específica e agir de acordo com ela”, argumenta. Assim, saber quais objetivos podem ser relegados a segundo plano e quais são imprescindíveis de serem realizados é essencial.

Conexão

O terceiro pilar é manter-se conectado com seres humanos. Neste ponto, a tecnologia é de suma importância. “Se juntos em um escritório as pessoas não se comunicavam direito, agora, isolados, cada um em sua casa, as coisas ficaram ainda mais difíceis”, diz o CEO do Instituto Gente. Nesse sentido, é recomendável o uso de aplicativos para saber se as diferentes áreas da empresa estão em perfeita consonância.

Por exemplo, com o uso de um gerenciador de tarefas, controla-se melhor o que cada membro da equipe está fazendo e quais resultados serão obtidos ao final do dia e da semana. No quesito comunicação, Shinyashiki indica o uso de aplicativos distintos do que o comumente empregado em conversas cotidianas, pois assim a atenção não é dividida com outras conversas.

Ferramentas que possibilitam a execução de reuniões para estabelecer metas diárias e semanais também são de grande auxílio no sentido de melhorar a performance no trabalho. Além disso, manter-se conectado é importante em âmbito pessoal. “Não se esqueça: somo seres sociais e precisamos do contato com outras pessoas para nos mantermos saudáveis”, afirma.

Shinyashiki sugere por fim algumas dicas práticas para tornar o trabalho remoto mais eficiente. Segundo o palestrante, é importante um local específico para servir de área de trabalho. Caso não tenha um escritório em casa, utilize algum outro cômodo.

“Trabalhar em qualquer lugar, no sofá, por exemplo, interfere negativamente na produtividade”, afirma Shinyashiki.

O CEO do Instituto Gente recomenda ainda que essa área tenha uma boa entrada de luz solar, que ajuda na produção de neuro-hormônios responsáveis por manter a pessoa disposta e focada. Por último, aconselha a prática de exercícios físicos visando à manutenção da saúde. “É possível fazer treinos de meia hora em casa sem o uso de aparelhos”, afirma.