Empresas buscam alternativas para reduzir custos em viagens corporativas
Ao mesmo tempo em que a indústria de viagens corporativas está em plena expansão, as empresas de uma forma geral buscam alternativas para diminuir os custos e evitar prejuízos com o deslocamento de diretores e funcionários em viagens de negócios. Só para se ter uma ideia de como o setor empresarial é importante para o turismo, dados da Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas apontam que entre 60% e 70% das viagens domésticas no Brasil são feitas a serviço de empresas. No ano passado, por exemplo, a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas informa que o setor movimentou mais de R$11 bilhões, um aumento de 6,6% em relação a 2016. E a projeção é de um crescimento anual de 5,1% até 2021.
Mesmo assim, chegar a uma política de viagens ideal, tanto para a empresa quanto para os funcionários, ainda é um desafio. A verdade é que organizar uma viagem corporativa requer muita atenção e planejamento do gestor, sempre respeitando as políticas da empresa, sem deixar de lado a segurança e a tranquilidade do funcionário. Quando mal gerenciadas, essas despesas podem trazer prejuízos para as companhias, além de desgastes físicos e emocionais para os colaboradores.
É importante que os empresários tenham consciência de que as viagens corporativas não são despesas, mas sim investimentos essenciais para o crescimento dos negócios. E, como tal, precisam ser muito bem gerenciadas para oferecerem os melhores resultados e custo-benefício.
Portanto, o ideal, é que as empresas contem com sistemas automatizados de gestão. Estes sistemas precisam ser flexíveis, oferecendo a possibilidade de customização de acordo com as necessidades e o perfil de cada organização, contendo, por exemplo, a quantidade de viagens que os funcionários podem realizar, limites de custos, dias e horários das viagens de forma a evitar problemas com a legislação trabalhista, as companhias aéreas de preferência, entre outros itens.
Outra vantagem de ter um sistema de gestão é programar as viagens que já são rotineiras na empresa ou que sempre acontecem em determinadas épocas do ano. Isso garante a compra antecipada de passagens com melhores preços. Outra alternativa são os aplicativos que eliminam o tempo gasto para organizar papeis e recibos de viagens, automatizando o processo de reembolso e prestação de contas.
Aplicativo
O aplicativo de gestão de despesas corporativas VExpenses conta com mais de 15 mil usuários e funciona da seguinte forma: após uma despesa, o funcionário tira foto do recibo com a câmera do celular, direto no app. O sistema possui uma tecnologia que identifica automaticamente os dados do recibo. Em seguida, o colaborador envia suas despesas para o responsável da área.
Os dados da prestação de contas são integrados em relatórios analíticos, ajudando os gestores a monitorarem as despesas de forma rápida e prática. E o melhor: sem precisar guardar e arquivar as notas fiscais físicas. Além da rapidez e agilidade, essa tecnologia ajuda a evitar fraudes e possíveis erros com as contas e permite que o gestor controle melhor os gastos dos funcionários em viagens. “Com o fim de planilhas e tempo gasto com cálculos, o funcionário consegue se dedicar para outras tarefas da empresa, gerando novos negócios e organizando os processos. Além disso, usar um sistema inteligente de gestão ajuda a identificar gargalos, desperdícios e fraudes”, explica Bruno Pain, diretor do VExpenses.
Por último, pesquisas mostram que a maior demanda por viagens corporativas hoje é de empresas do setor de serviços com 52% do total, seguidas por indústrias, que respondem por 43%. Já o comércio tem apenas 5% das viagens corporativas.
