Pesquisa global revela as cinco tarefas administrativas “mais odiadas”

Um estudo global encomendado pela Automation Anywhere , líder em Automação Robótica de Processos (RPA, na sigla em inglês), com mais de 10 mil trabalhadores administrativos em 11 países (Alemanha, Austrália, Brasil, Coreia do Sul, Estados Unidos, França, Índia, Japão, México, Reino Unido e Singapura) revela que passam, em média, mais de três horas por dia realizando tarefas manuais e repetitivas no computador que não fazem parte de suas atribuições principais e estão sujeitas a erro humano.

A pesquisa, realizada pela OnePoll, investigou o tempo gasto com tarefas administrativas digitais manuais e repetitivas, bem como as opiniões sobre elas na empresa moderna. Novos dados mostram que quase metade dos profissionais entrevistados que opinaram acha a administração digital chata (47%) e uma subutilização de suas habilidades (48%), enquanto a maioria disse que esse tipo de serviço atrapalha a realização do trabalho principal (51% no total, chegando a 80% na Índia) e reduz sua produtividade como um todo (64%). Mais da metade (52%) dos participantes millennials acredita que seria mais produtiva se tivesse menos tarefas administrativas, um pouco acima da média geral, 48%.

“Houve um momento, não muito tempo atrás, em que a tecnologia no local de trabalho era vista como libertadora”, afirma Shelly Kramer, analista principal da Futurum Research. “A era dos PCs livrou os

trabalhadores de processos rígidos, dando a cada um de nós controle sobre nosso próprio fluxo de trabalho. Mas houve uma inversão e, hoje, essas tarefas viraram um fardo significativo. Se você trabalha em um escritório, provavelmente sua produtividade e sua felicidade são substancialmente prejudicadas por precisar ser responsável por tarefas administrativas realizadas manualmente no computador que poderiam facilmente ser automatizadas e absorvidas no dia a dia.”

Preenchimento de dados é a tarefa mais odiada do mundo

No topo da lista das tarefas mais odiadas está o preenchimento de dados em geral, como a inserção de dados manualmente em um computador ou em outro dispositivo. Na sequência, é possível encontrar o gerenciamento de tráfego de e-mails e organização de arquivos em pastas digitais, tais como documentos, planilhas, imagens ou PDFs. Completando o ranking das cinco tarefas mais detestadas, estão as tarefas de compilar relatórios de TI e de sistemas de software e gerenciamento de faturas.

A pesquisa revelou que as três mais odiadas também são as três tarefas administrativas com as quais os trabalhadores afirmam gastar mais tempo no dia a dia. No entanto, atualmente há centenas de robôs de software (bots) que podem realizar muitas dessas tarefas administrativas manuais.

Existe bot para isso

Hoje, mais de 700 bots disponíveis na Bot Store da Automation Anywhere realizam muitas das tarefas mais odiadas segundo o estudo e reduzem o tempo que as organizações gastam com elas. Com o expediente de 8 horas sendo a norma padrão global, o trabalhador comum perde 60 horas por mês com tarefas facilmente automatizáveis.

Ao empregar uma força de trabalho digital e automatizar essas tarefas repetitivas, os trabalhadores receberiam de volta um quarto de seu tempo de trabalho anual (4,5 meses) para focar trabalhos mais importantes, aumentando a produtividade e o valor do negócio como um todo.

A nova pesquisa também foca o impacto na felicidade do empregado fora do escritório. Quase metade (49%) dos entrevistados afirmou que serviços administrativos digitais simples muitas vezes os impedem de sair do trabalho no horário, indicando que impactam sua vida pessoal. Isso é um problema maior para os homens, com 54% deles tendo dificuldade para sair no horário, contra 43% das mulheres, situação que prevalece no Reino Unido e em Singapura, segundo o levantamento.

A administração digital como um todo, porém, afeta mais as mulheres – em média, elas acumulam 3,4 horas por dia nessas tarefas manuais “odiadas”, contra 2,8 horas dos homens. A média geral nos EUA é de 2,9 horas por dia, e, no Brasil, na Coreia e no México, esse tempo sobe para mais de 3,5 horas por dia. Esse número é o mesmo para funcionários do setor público em todos os países pesquisados, o que mostra que o serviço público é o setor com maior carga de trabalho administrativo. As expectativas dos trabalhadores nesse sentido são apontadas no levantamento, com 69% dos entrevistados do setor público pedindo tecnologias de automação que se auto gerenciem sem tanto esforço manual.

Os trabalhadores de hoje estão aceitando a automação para eliminar processos manuais

Quase todos os entrevistados afirmaram acreditar que a automação poderia facilmente eliminar tarefas administrativas digitais manuais e repetitivas que não são o foco de seu trabalho (85%) e acham que seriam mais felizes com essa mudança (88%). Com o tempo liberado, afirmam que poderiam desempenhar melhor seu trabalho principal, melhorar a produtividade em seu departamento e buscar oportunidades de aprender novas habilidades.

Trabalhadores veem a transição para a automação como responsabilidade do empregador

A maioria esmagadora (87%) dos trabalhadores administrativos que deram opinião gostaria que seus empregadores automatizassem mais processos manuais e repetitivos das empresas. Mais da metade (55%) afirmou que consideraria pedir demissão se essa carga administrativa manual se tornasse muito pesada, enquanto 85% deles se sentiriam atraídos a trabalhar em uma empresa que investisse em automação para reduzir tarefas administrativas digitais repetitivas.

“A pesquisa é clara. A produtividade e a motivação do trabalhador são impactadas negativamente pelo volume de processos administrativos manuais e repetitivos que caracterizam seu dia de trabalho”, afirma Stephen DeWitt, diretor executivo de estratégia da Automation Anywhere. “Liberar os profissionais a focarem em tarefas de maior valor é a principal promessa de uma força de trabalho digital. As empresas que aceitarem isso imediatamente terão uma vantagem competitiva em produtividade dos funcionários e um aumento enorme na capacidade de atrair e reter talentos valiosos”, completa DeWitt.

Mirian Gasparin

Mirian Gasparin, natural de Curitiba, é formada em Comunicação Social com habilitação em Jornalismo pela Universidade Federal do Paraná e pós-graduada em Finanças Corporativas pela Universidade Federal do Paraná.Profissional com experiência de 50 anos na área de jornalismo, sendo 48 somente na área econômica, com trabalhos pela Rádio Cultura de Curitiba, Jornal Indústria & Comércio e Jornal Gazeta do Povo. Também foi assessora de imprensa das Secretarias de Estado da Fazenda, da Indústria, Comércio e Desenvolvimento Econômico e da Comunicação Social.Desde abril de 2006 é colunista de Negócios da Rádio BandNews Curitiba e escreveu para a revista Soluções do Sebrae/PR. Também é professora titular nos cursos de Jornalismo e Ciências Contábeis da Universidade Tuiuti do Paraná. Ministra cursos para empresários e executivos de empresas paranaenses, de São Paulo e Rio de Janeiro sobre Comunicação e Língua Portuguesa e faz palestras sobre Investimentos.Em julho de 2007 veio um novo desafio profissional, com o blog de Economia no Portal Jornale. Em abril de 2013 passou a ter um blog de Economia no portal Jornal e Notícias. E a partir de maio de 2014, quando completou 40 anos de jornalismo, lançou seu blog independente. Nestes 16 anos de blog, mais de 35 mil matérias foram postadas.Ao longo de sua carreira recebeu 20 prêmios, com destaque para o VII Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º e 3º lugar na categoria webjornalismo em 2023); Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º lugar Internet em 2017 e 2016);Prêmio Sistema Fiep de Jornalismo (1º lugar Internet – 2014 e 3º lugar Internet – 2015); Melhor Jornalista de Economia do Paraná concedido pelo Conselho Regional de Economia do Paraná (agosto de 2010); Prêmio Associação Comercial do Paraná de Jornalismo de Economia (outubro de 2010), Destaque do Jornalismo Econômico do Paraná -Shopping Novo Batel (março de 2011). Em dezembro de 2009 ganhou o prêmio Destaque em Radiodifusão nos Melhores do Ano do jornal Diário Popular. Demais prêmios: Prêmio Ceag de Jornalismo, Centro de Apoio à Pequena e Média Empresa do Paraná, atual Sebrae (1987), Prêmio Cidade de Curitiba na categoria Jornalismo Econômico da Câmara Municipal de Curitiba (1990), Prêmio Qualidade Paraná, da International, Exporters Services (1991), Prêmio Abril de Jornalismo, Editora Abril (1992), Prêmio destaque de Jornalismo Econômico, Fiat Allis (1993), Prêmio Mercosul e o Paraná, Federação das Indústrias do Estado do Paraná (1995), As mulheres pioneiras no jornalismo do Paraná, Conselho Estadual da Mulher do Paraná (1996), Mulher de Destaque, Câmara Municipal de Curitiba (1999), Reconhecimento profissional, Sindicato dos Engenheiros do Estado do Paraná (2005), Reconhecimento profissional, Rotary Club de Curitiba Gralha Azul (2005).Faz parte da publicação “Jornalistas Brasileiros – Quem é quem no Jornalismo de Economia”, livro organizado por Eduardo Ribeiro e Engel Paschoal que traz os maiores nomes do Jornalismo Econômico brasileiro.