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Veja como fazer uma reunião produtiva de trabalho

Em tempos em que muitos estão trabalhando em esquema home office devido à necessidade de isolamento social para evitar a propagação do novo coronavírus, tem aumentado também as reuniões online para garantir a boa comunicação entre os membros das equipes mesmo à distância.

As ações da Zoom, empresa americana de serviços de conferência remota, por exemplo, saltaram até 135% desde o início dos efeitos do Covid-19 na economia atingindo uma alta histórica de U$ 159,56 no fim de março.

Veja abaixo algumas dicas de Erika Linhares, pedagoga e executiva especializada em soft skills (habilidades comportamentais interpessoais):

1.Faça reuniões diárias rápidas

Por conta do distanciamento físico em tempos de coronavírus, é importante que exista presença virtual. Faça reuniões objetivas de 30 minutos a 1 hora e de preferência pela manhã para passar a limpo com a equipe o que foi feito e o que ainda será feito. Avalie bem antes quais pessoas devem realmente participar para que a reunião não fique improdutiva com muitas pessoas falando ao mesmo tempo.

2. Prepare a reunião antes de marcá-la

Pense nos tópicos que deverão ser discutidos e mande a todos um material pré-reunião explicando qual será a pauta para que todos possam se preparar e chegar com ideias e possíveis soluções. É importante que todos estejam preparados para que a reunião seja bem produtiva.

3. Defina o tempo que a reunião irá durar

Uma reunião produtiva deve durar no máximo 1 hora. Estabeleça o horário de início e de término. Claro que não há problema se passar um pouco do horário previsto de fim, mas é preciso tomar cuidado para não extrapolar demais. Quanto mais tempo envolvido, menos as pessoas conseguem se manter 100% concentradas nela.

4. Mediador deve chegar antes do horário

O mediador deve chegar alguns minutos antes do horário previsto para o início da reunião para preparar a sala, verificar se a internet está funcionando, colocar a apresentação e checar se todos estarão bem acomodados no espaço. Quem convocou a reunião não pode chegar atrasado. O ideal é que a reunião comece sempre no horário marcado ainda que faltem pessoas para evitar que acabe atrasada e atrapalhe a rotina das pessoas envolvidas.

5. Concentre-se no tema pré-estabelecido

O mediador precisa ter pulso firme e fazer com que a reunião seja pragmática e objetiva. É preciso garantir que o tema principal seja discutido e que não haja distrações, desabafos nem mudança de foco da reunião. O mediador tem que saber conduzir a reunião do início ao fim e interromper pessoas se necessário e caso perceba que os tópicos previstos não estão sendo discutidos como deveriam.

6. Escolha as pessoas certas para a reunião

Convoque aqueles que são realmente necessários para discutir determinado assunto e que possam tomar decisões. O objetivo deve ser reunir pessoas que entendem do tema para achar soluções.

7. Toda reunião deve ter fechamento

É preciso sair da reunião com plano de ação definido: quem vai fazer, quais tarefas, qual a data de entrega e quem vai acompanhar para cobrar. Depois é necessário enviar a ata. As decisões têm que estar documentadas para não surgir dúvida. A ata deve ser objetiva e citar as ações que ficaram combinadas e os responsáveis por cada uma.

Mirian Gasparin
Mirian Gasparin, natural de Curitiba, é formada em Comunicação Social com habilitação em Jornalismo pela Universidade Federal do Paraná e pós-graduada em Finanças Corporativas pela Universidade Federal do Paraná. Profissional com experiência de 44 anos na área de jornalismo, sendo 42 somente na área econômica, com trabalhos pela Rádio Cultura de Curitiba, Jornal Indústria & Comércio e Jornal Gazeta do Povo. Também foi assessora de imprensa das Secretarias de Estado da Fazenda, da Indústria, Comércio e Desenvolvimento Econômico e da Comunicação Social. Desde abril de 2006 é colunista de Negócios da Rádio BandNews Curitiba e escreveu para a revista Soluções do Sebrae/PR. Também é professora titular nos cursos de Jornalismo e Ciências Contábeis da Universidade Tuiuti do Paraná. Ministra cursos para empresários e executivos de empresas paranaenses, de São Paulo e Rio de Janeiro sobre Comunicação e Língua Portuguesa e faz palestras sobre Investimentos. Em julho de 2007 veio um novo desafio profissional, com o blog de Economia no Portal Jornale. Em abril de 2013 passou a ter um blog de Economia no portal Jornal e Notícias. E a partir de maio de 2014, quando completou 40 anos de jornalismo, lançou seu blog independente. Nestes 11 anos de blog, mais de 20 mil matérias foram postadas. Ao longo de sua carreira recebeu 18 prêmios, com destaque para Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º lugar Internet em 2017 e 2016);Prêmio Sistema Fiep de Jornalismo (1º lugar Internet – 2014 e 3º lugar Internet – 2015); Melhor Jornalista de Economia do Paraná concedido pelo Conselho Regional de Economia do Paraná (agosto de 2010); Prêmio Associação Comercial do Paraná de Jornalismo de Economia (outubro de 2010), Destaque do Jornalismo Econômico do Paraná -Shopping Novo Batel (março de 2011). Em dezembro de 2009 ganhou o prêmio Destaque em Radiodifusão nos Melhores do Ano do jornal Diário Popular. Demais prêmios: Prêmio Ceag de Jornalismo, Centro de Apoio à Pequena e Média Empresa do Paraná, atual Sebrae (1987), Prêmio Cidade de Curitiba na categoria Jornalismo Econômico da Câmara Municipal de Curitiba (1990), Prêmio Qualidade Paraná, da International, Exporters Services (1991), Prêmio Abril de Jornalismo, Editora Abril (1992), Prêmio destaque de Jornalismo Econômico, Fiat Allis (1993), Prêmio Mercosul e o Paraná, Federação das Indústrias do Estado do Paraná (1995), As mulheres pioneiras no jornalismo do Paraná, Conselho Estadual da Mulher do Paraná (1996), Mulher de Destaque, Câmara Municipal de Curitiba (1999), Reconhecimento profissional, Sindicato dos Engenheiros do Estado do Paraná (2005), Reconhecimento profissional, Rotary Club de Curitiba Gralha Azul (2005). Faz parte da publicação “Jornalistas Brasileiros – Quem é quem no Jornalismo de Economia”, livro organizado por Eduardo Ribeiro e Engel Paschoal que traz os maiores nomes do Jornalismo Econômico brasileiro.
https://www.miriangasparin.com.br

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