Home office: dicas de TI que transformaram a operação da Nissin

Com a pandemia da covid-19, o trabalho remoto virou realidade para muitas empresas. Segundo estudo do professor André Miceli, da FGV, a modalidade deve crescer 30% mesmo ao fim da quarentena, uma vez que os índices de produtividade se mostraram satisfatórios – e até acima do esperado – para muitas companhias.

Como forma preventiva, uma das empresas que puseram toda a operação administrativa para trabalhar nesse modelo remoto foi a Nissin Foods do Brasil. Desde o início do surto, a companhia estudou os possíveis cenários que poderiam se instalar por causa da doença, e, de forma ágil, pôs uma operação de mais de 200 colaboradores para trabalhar em home office. Baseado nos pontos chaves dessa migração, Claudio Oliveira, gerente de TI na NISSIN, compartilha as dicas do que realmente está fazendo a diferença na nova rotina de trabalho na companhia.

Criar um comitê multidisciplinar

Foi criado na companhia um comitê de contingência para tratar de todos os assuntos relacionados à pandemia, desde medidas de prevenção na fábrica, até adoção em massa do home office. Integram esse comitê as mais diversas áreas da empresa, para que a equipe de TI possa compreender a demanda, alinhar as expectativas e planejar a migração de forma rápida.

Internamente com o próprio time de TI, adequar o workflow também é papel fundamental, pois são agregadas à rotina, além das próprias demandas internas, funções como volume de conexão, consumo de link por usuário e utilização de servidores.

Abraçar a tecnologia para trabalhos digitais

Óbvio que, com todos os colaboradores separados fisicamente, a tecnologia precisa atuar em favor da proximidade entre eles. Nesse campo, é mandatório ter uma ferramenta para conference calls que seja de fácil adaptação e realmente funcional – afinal, antes dessa nova realidade, conference call era sinônimo daqueles aparelhos de audioconferência que ficavam instalados nas salas de reunião e, a bem da verdade, não eram utilizados com frequência.

Trabalhar em nuvem também já faz parte do dia a dia para as grandes empresas que eram adeptas do home office. A NISSIN opera em um modelo híbrido, com parte na nuvem, parte em seu data center. E, desde antes da pandemia, projetava a migração em nuvem de boa parte de sua infraestrutura (que segue em curso).

É de destacar também as soluções que beneficiam não apenas o trabalho remoto, mas, principalmente, o meio ambiente. Na companhia, muitos procedimentos eram tradicionalmente baseados em papel (com gastos de impressão sempre muito altos).

Ela adotou, então, em larga escala, a utilização de uma ferramenta de assinatura digital para documentos internos. Com a rápida adaptação, recentemente a solução foi estendida também para documentos externos – especialmente contratos e propostas –, o que ajudou a reduzir tempo e gasto de papel, com ganho em agilidade e a possibilidade de assinar documentos em qualquer lugar, em qualquer plataforma.

Compartilhar dicas e ficar de olho na segurança digital

Mesmo quando toda a operação estava em uma rede controlada dentro da própria empresa, a segurança cibernética era uma preocupação constante para a equipe de tecnologia e dos times de segurança da informação. Agora, com a realidade do home office, essa preocupação é ainda maior, pois todos os colaboradores estão conectados a redes diferentes, de origem e tráfegos incertos, principalmente em sistemas compartilhados. De acordo com um estudo da Trend Micro, aliás, o Brasil aparece na oitava posição dentre os países que mais registram ameaças por e-mail. 

Por isso, estar em contato com os usuários para transmitir informações de prevenção de golpes on-line é primordial, desde navegação em site, segurança de senhas e comportamento seguro. Deve-se investir tempo em treinamentos para conscientizar os colaboradores dos riscos do download de arquivos desconhecidos ou e-mails com links maliciosos para que todos saibam se proteger e também quando acionar o time especializado.