As reuniões são e serão sempre importantes nas empresas, afinal, são delas que saem as decisões mais importantes sobre o negócio. Contudo, muitas vezes, as pessoas marcam reuniões por qualquer motivo e por fatos que poderiam ser facilmente resolvidos com uma simples troca de e-mails ou ligações. Pensando na produtividade e assertividade dos seus processos, especialmente neste período de trabalho remoto, a equipe de Universidade e Desenvolvimento Organizacional da OLX Brasil desenvolveu o conteúdo #ReuniõesNaMedida.
“Se uma reunião não for produtiva significa que serviu apenas para tomar o tempo das pessoas que nela estavam envolvidas, reduzindo assim a produtividade destes colaboradores e causando prejuízos à empresa. Por isso, desenvolvemos alguns conteúdos simples, porém precisos, para auxiliar na melhor forma de liderança durante os encontros”, explica Sérgio Povoa, CHRO da OLX Brasil.
Com dicas objetivas, a iniciativa #ReuniõesNaMedida visa aumentar a eficácia das conversas, otimizar o tempo e, principalmente, manter o foco e atenção durante as apresentações virtuais.
1 – Avalie sempre
Essa reunião precisa mesmo acontecer? Se o assunto for mesmo importante, encontre um melhor horário para todos e organize antecipadamente a pauta. Agendar conversas nos primeiros horários da manhã ou ao final do dia permite otimizar o tempo no decorrer do dia para atividades e projetos.
2 – Analise previamente o resultado
O que vai ser produzido a partir desta reunião e com qual resultado você espera sair? Pense realmente quem precisa participar e defina antes do encontro como as pessoas podem contribuir com a conversa. Coloque na descrição do convite o motivo da reunião e qual assunto será discutido para que os convidados avaliem a necessidade de presença.
3 – Verifique se a recorrência é necessária
Sabe aquelas reuniões recorrentes que nunca saem da agenda? É importante ficar de olho para saber se continuam sendo necessárias, se podem ter uma carga horária reduzida ou até mesmo excluídas.
4 – Tenha uma visão geral do encontro
Sempre no final de cada reunião relembre com todos os pontos que foram discutidos; combine os próximos passos e tarefas a serem realizadas; se for necessária uma nova reunião, aproveite para deixar agendado.
“Realizar uma reunião produtiva requer ações simples, mas, algumas vezes, difíceis de serem implantadas, pois exigem disciplina e boa gestão. Durante encontros com temas difíceis, por exemplo, os ânimos podem se exaltar e, nesse momento, a habilidade do líder deve manter o foco da conversa e garantir que os objetivos sejam atingidos”, conclui o executivo.
