Reforma Tributária inicia testes em janeiro e pode fazer empresas pagarem pelo erro fiscal de fornecedores

Nova etapa exige atualização tecnológica imediata e coloca a conformidade dos parceiros no centro da estratégia financeira corporativa

A partir de 5 de janeiro, empresas de todos os setores iniciarão a adaptação ao novo modelo digital de cobrança de tributos previsto pela Reforma Tributária, que exigirá revisão de sistemas, atualização de cadastros, integração financeira e alinhamento tecnológico com o fisco. Embora o recolhimento dos novos tributos só passe a valer em 2027, o próximo ano marca o início da fase técnica da transição e chega acompanhado de um efeito colateral que pode impactar diretamente o custo das operações: a dependência da conformidade fiscal dos fornecedores.

No novo sistema, se um parceiro na cadeia de suprimentos não recolher o imposto devido, a empresa contratante perde o direito ao crédito e, na prática, “paga a conta pelo erro do outro”. O alerta foi feito por Evandro Gonçalves, CEO da Datatem, empresa especialista em conectividade e tecnologia de gestão, durante encontro que reuniu especialistas para esclarecer o que muda na operação e nos custos com a Reforma Tributária, quais pontos exigem ação imediata e porque áreas como TI, compras e operações passarão a ser tão impactadas quanto o financeiro.

Segundo Gonçalves, a maturidade fiscal e tecnológica dos fornecedores deixa de ser apenas uma boa prática e se torna parte da estratégia financeira das empresas.

“Acabou a era da confiança cega. A partir de 2026, a conformidade fiscal do seu fornecedor é um problema seu. Perguntar sobre a maturidade tecnológica e fiscal do parceiro antes de contratar deixou de ser boa prática e virou uma questão de sobrevivência financeira”.

Ele também reforça que as adequações não podem ser deixadas para 2027. “Os testes começam em 2026. Se a sua empresa e seus fornecedores não estiverem prontos para trocar informações fiscais de forma correta, o prejuízo virá rápido, seja por perda de crédito, seja por retrabalho operacional”.

Apuração em tempo real muda a rotina de crédito

O tributarista e fundador da ROIT, Lucas Ribeiro, que desde 2019 acompanha as discussões sobre Reforma e colaborou com grupos técnicos do Congresso e da Receita Federal, alerta que o modelo de apuração assistida será a espinha dorsal da nova estrutura tributária. Em vez de o contribuinte prestar contas ao fisco, será o próprio sistema público que cruzará documentos fiscais e pagamentos para calcular créditos e débitos.

“Ao invés de nós prestarmos conta para o fisco, é o fisco que vai prestar conta para nós”, disse Ribeiro.

O crédito, até então escritural, passa a ser financeiro: só poderá ser apropriado quando o imposto estiver efetivamente pago pelo fornecedor. “Se o meu fornecedor não recolhe o tributo, eu não tomo crédito”, afirmou. A mudança exige que empresas revisem políticas de pagamento e controle de fornecedores para garantir que o crédito seja liberado apenas quando o sistema indicar quitação.

O chamado Registro de Operação de Consumo (ROC) será o novo ponto de encontro entre a nota fiscal e o pagamento. Na prática, toda transação comercial terá de ser “confirmada” quando o dinheiro sair da conta do comprador, criando um elo direto entre o documento fiscal e a quitação financeira. Isso significa que o fisco passará a enxergar cada operação do início ao fim, eliminando brechas para sonegação e inconsistências.

Para as empresas, o ROC exigirá integração total entre os sistemas fiscal e financeiro, já que o ERP precisará vincular essa chave ao pagamento e devolver ao sistema público a informação de que a operação foi efetivamente concluída. A contabilidade e a tesouraria terão de conversar em tempo real e a falta dessa conexão poderá travar o crédito tributário ou gerar autuações automáticas.

“O crédito tributário vai deixar de ser uma presunção e passará a ser uma consequência do recolhimento efetivo na etapa anterior. Se o seu fornecedor comete um erro ou age de má-fé e não recolhe o imposto, o direito ao crédito simplesmente não nasce. Para o Fisco, o ônus da prova – e o prejuízo financeiro – recai sobre o cliente, que não terá como abater o imposto que pagou”.

Marco tecnológico

Lucas definiu o ano de 2026 como um marco tecnológico. “Nós estamos prestes a viver a maior virada tecnológica da história tributária do Brasil. É o momento em que o país inteiro vai falar a mesma língua de dados. E isso não é exagero. Quando o IBS e a CBS estiverem rodando, nós teremos um Brasil totalmente digitalizado em matéria de tributos. A diferença entre quem estiver preparado e quem não estiver vai ser brutal”.

A primeira fase da Reforma será dedicada à adaptação técnica. Na prática, as empresas terão de atualizar layouts, preparar os ERPs (sistemas de gestão empresarial) e garantir compatibilidade com os eventos fiscais que alimentarão a apuração assistida — o novo sistema que exibirá em tempo real os débitos de quem vende e os créditos de quem compra. Entre as mudanças previstas, estão a criação de novos documentos fiscais — como a NF3e (nota fiscal de energia elétrica) e a NFCON (nota de consumo) — e a introdução do cClassTrib, um código de classificação tributária padronizada que substituirá as antigas tabelas de enquadramento e definirá automaticamente como cada operação será tributada no novo sistema.

O código funcionará como uma “etiqueta fiscal”, identificando se o item é tributado integralmente, se tem redução, isenção ou outro regime especial, e será obrigatório em todas as notas a partir de 2026.

“As notas recebidas em 2026 já virão em novo padrão. Se você importa XML, vai dar divergência”, alertou Ribeiro, destacando que as empresas precisarão revisar cadastros e atualizar seus ERPs para suportar a nova linguagem fiscal.

Split payment antecipa saída de caixa

Outro mecanismo em desenvolvimento é o split payment, em que a instituição financeira separa automaticamente a parte do tributo no momento do pagamento ao fornecedor, remetendo o valor diretamente ao fisco. A medida evita inadimplência tributária, mas antecipa a saída de caixa das empresas. “O fisco sempre vai receber primeiro. Se o fisco está recebendo antes, alguém vai ter que pagar antes. Alguém vai ser afetado em capital de giro”, alertou o tributarista. As companhias precisarão revisar prazos de pagamento e simular o impacto da retenção automática sobre o fluxo financeiro.

Enquanto o split payment ainda não estiver em uso pleno, as empresas terão de recorrer a um mecanismo provisório chamado Recolhimento em Nome do Fornecedor (RAD). Nesse modelo, o comprador pode pagar o imposto diretamente ao governo em vez de depender de que o fornecedor o faça, garantindo o direito ao crédito tributário. “Não é retenção, é algo facultativo e precisa estar nos contratos”, explicou Ribeiro. A diferença é sutil, mas importante: o RAD não transfere a responsabilidade do tributo, apenas permite que o comprador se proteja caso o vendedor não cumpra a obrigação.

A adoção do mecanismo exigirá atenção redobrada das áreas jurídica, fiscal e de compras, que precisarão incluir cláusulas específicas nos contratos para definir quem recolhe, quem arca com juros e multas e como será feita a compensação. No campo tecnológico, os ERPs também precisarão acompanhar esse novo fluxo, registrando pagamentos feitos em nome de terceiros e conciliando essas informações na apuração assistida.

Confirmação de recebimento vira obrigação

Outro ponto que demandará atenção imediata das empresas é a confirmação de recebimento da mercadoria ou serviço, chamada de manifesto do documento fiscal. A sigla MD-e (Manifesto do Documento Eletrônico) se tornará obrigatória em todas as operações e funcionará como um registro formal de que o comprador reconhece o recebimento da nota e valida a operação junto ao fisco.

Segundo Lucas Ribeiro, o procedimento deixará de ser opcional e passará a ter impacto direto na apuração dos tributos. “Ele vai passar a ser obrigatório, porque se eu não fizer terei multa de uma Unidade Padrão Fiscal dos Tributos sobre Bens e Serviços (UPF), índice usado para calcular penalidades fiscais. Cada UPF vale R$200, então imagine o impacto de receber essa multa por cada documento fiscal que não teve confirmação”.

O especialista acrescentou que, além da obrigatoriedade de manifestar o recebimento, o procedimento alimentará o novo modelo de apuração assistida, no qual o fisco cruzará as informações de nota fiscal, pagamento e confirmação de recebimento. “É provável que o serviço também entre nisso, porque vai alimentar a apuração assistida. Temos que ter mecanismos, processos novos, procedimentos estruturados no financeiro, no fiscal e no contábil”, afirmou.

A exigência obriga as empresas a repensarem seus fluxos de compras e recebimento. Os sistemas precisarão notificar automaticamente cada nota recebida e gerar uma tarefa para o responsável confirmar o recebimento dentro do prazo legal. Cancelar uma nota fora deste prazo também terá custo alto: multa de 33% do valor do tributo.

Infraestrutura pública e integração digital

A nova estrutura tributária exigirá também uma transformação tecnológica do Estado. A Receita Federal está construindo uma nuvem soberana, ambiente computacional próprio e isolado de provedores estrangeiros, destinado a processar o volume de dados fiscais que o modelo de apuração assistida vai gerar. “A Receita Federal investiu mais de R$ 1 bilhão em desenvolvimento e tem mais de R$ 2,5 bilhões para o ano que vem”, disse Ribeiro, ressaltando que a base de dados do fisco passará a operar em arquitetura de alta disponibilidade, com camadas de integração diretas com o setor privado.

O Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) é o responsável por desenvolver e operar essa infraestrutura, criando os mecanismos de comunicação entre os sistemas públicos e os ERPs das empresas. Segundo o tributarista, as primeiras integrações já estão em fase de testes. Essas interfaces permitirão que as empresas enviem e recebam dados em tempo real, validando notas fiscais, créditos e pagamentos diretamente com os servidores do governo. A promessa é de maior precisão na apuração, mas o desafio será acompanhar a velocidade das atualizações.

“O Serpro vai mudar layouts o tempo inteiro. Então, quem não tiver controle de versão, fila de envio e rastreabilidade vai ter problema”, conclui Ribeiro.

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