Quanto uma empresa precisa gastar para descobrir se uma nova filial vai dar certo?

Especialistas da Eureka Coworking e da Plugify analisam dados e explicam como negócios estão mudando a lógica de expansão para evitar altos investimentos

O processo de abrir uma filial se inicia muito antes da operação. A empresa precisa discutir dados, estudar a região, encontrar um imóvel, negociar um contrato, adaptar o espaço, instalar infraestrutura, comprar mobiliário e preparar a equipe. Só depois dessas etapas é que a nova unidade começa, de fato, a testar seu mercado.

Segundo levantamento da CBRE, 60% das empresas buscam coworking para reduzir despesas de capital (Capex) e 42% utilizam o modelo para lidar com incertezas na demanda. Nas grandes corporações (com mais de 10 mil funcionários), a busca por redução de Capex sobe para 72%, enquanto a gestão de incertezas atinge 53%.

Na abertura de uma nova unidade, o espaço é apenas uma parte da conta. Uma estrutura própria também envolve reforma, mobiliário, internet, manutenção e os equipamentos necessários para colocar a equipe em funcionamento. Em uma filial com 50 funcionários, por exemplo, a compra de dezenas de notebooks representa outro desembolso antes mesmo do primeiro resultado.

O ponto é que a operação precisa ser dimensionada sem necessariamente saber como irá crescer. É nesse espaço entre investir para começar e esperar para descobrir o tamanho da demanda que modelos mais flexíveis de infraestrutura entram na discussão.

O custo de ocupar um novo espaço

A escolha do imóvel pode determinar uma parcela importante do investimento de uma filial. Um contrato de longo prazo exige que a empresa antecipe o tamanho da operação, enquanto reforma, mobiliário e serviços acrescentam custos antes da abertura.

Para Daniel Moral, CEO e cofundador da Eureka Coworking, esse é um dos pontos que precisam ser considerados ao avaliar uma expansão.

“Quando uma empresa entra em uma nova cidade, ela ainda não tem todas as respostas sobre aquela operação. Não sabe necessariamente quantas pessoas estarão ali daqui a um ano ou qual será a demanda pelo espaço. Mesmo assim, no modelo tradicional, é preciso tomar essas decisões no início. Um espaço flexível permite acompanhar o desenvolvimento da unidade”, afirma.

A Eureka Coworking oferece escritórios privativos, posições fixas e salas de reunião para equipes de todos os tamanhos, que precisam de estrutura para equipes presenciais ou híbridas. A contratação também reúne serviços e infraestrutura que fazem parte da operação do espaço.

O computador também entra na conta

Depois de definir onde a equipe vai trabalhar, é preciso equipá-la. A compra dos dispositivos concentra outro investimento no início da operação e passa a exigir a gestão de manutenção, reposição, logística e renovação dos equipamentos.

A Plugify utiliza o TCO (Total Cost of Ownership) para comparar a compra e a locação considerando o custo dos ativos ao longo de todo o ciclo de vida. Nas análises da empresa, determinados perfis de clientes podem encontrar uma economia de 20% a 40% com a locação.

“Se a comparação considerar apenas o preço de compra, parte do custo fica escondida. É preciso olhar para manutenção, logística, reposição, depreciação e para o capital que fica imobilizado nos equipamentos. O TCO coloca esses fatores na mesma análise”, explica Alexandre Gotthilf, CEO da Plugify.

Até 40% menos custo para colocar a filial de pé

Quando espaço e equipamentos deixam de ser investimentos concentrados no início, a conta de implantação muda.

A mudança reduz as decisões antes da abertura e elimina a necessidade de definir, de uma só vez, o imóvel, a reforma e a compra do parque tecnológico para os próximos anos. Em vez de imobilizar capital na partida, a empresa contrata apenas o espaço e os equipamentos por assinatura necessários para a equipe atual, dimensionando a estrutura conforme a operação cresce.

A combinação dos dois modelos pode reduzir em até 40% o custo de implantação de uma nova filial, dependendo do perfil da empresa, do tamanho da equipe e da estrutura necessária. O percentual tem como referência as análises de TCO da Plugify e a redução dos investimentos iniciais relacionados à estrutura física.

Para Eureka Coworking e Plugify, o movimento acompanha uma mudança na forma de planejar o crescimento. A expansão não precisa começar com uma estrutura pensada para o cenário final: a operação pode começar com o que precisa hoje e ajustar espaço e equipamentos conforme os resultados aparecem. Com isso, mudam também o risco e o investimento envolvidos na abertura de uma nova unidade.

Cédito da imagem: Divulgação Eureka