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8 passos para melhorar o controle de férias dos funcionários

O controle de férias dos funcionários é uma tarefa importante do departamento pessoal das empresas. Além de garantir que não haja nenhum passivo trabalhista (como a necessidade de pagar em dobro o valor de férias por ter vencido o período concessivo) você também mantém a transparência da organização com os funcionários – item importante na motivação de talentos.

Confira algumas dicas de como melhorar o controle de férias das empresas:

1. Obtenha um histórico das férias gozadas

Antes de criar o controle, verifique se existe um histórico pronto. Caso não exista, você deverá criar um.. Solicite na sua contabilidade ou para quem fecha a sua folha de pagamento um histórico detalhado dos períodos de férias gozados por seus funcionários.

De preferência, solicite um arquivo com as seguintes informações por período de férias concedido (efetivamente descansado pelo funcionário):

• nome do funcionário;

• período aquisitivo (de/até);

• dias de férias gozados.

Esses dados são muito importantes, pois se os funcionários não gozarem das férias no período previsto em lei, a empresa pode ser acionada judicialmente e ser alvo de processo trabalhista por parte dos colaboradores com vencimentos atrasados.

Atualmente, existem opções de plataformas, que ajudam nas rotinas administrativas do pequeno empresário. Além do controle de férias, esse tipo de ferramenta também é muito útil para o cálculo das folhas de pagamento, gestão de admissões e desligamentos, entre outros.

2. Defina a política de férias da empresa

Com a reforma trabalhista , recentemente aprovada, as férias podem ser divididas em até três períodos. No entanto, nenhum deles pode ter duração inferior a cinco dias corridos e, pelo menos, um deles deve ser maior do que 14 dias corridos.

Vale destacar ainda que a divisão das férias nesses períodos pode ser negociada entre o patrão e os colaboradores, mas não pode ser imposta pelo empregador. É preciso que o acordo seja adequado para ambas as partes, por isso a importância do diálogo.

Funcionários menores de 18 e maiores de 50 anos, que não podiam ter suas férias divididas, com a nova legislação deixam de ser exceção e podem ter o período parcelado assim como os demais grupos.

Mesmo assim, você pode querer definir políticas diferentes dentro da sua empresa. Por exemplo, que as férias não possam começar em uma sexta-feira (pela lei, as férias precisam começar em um dia útil).

3. Torne público e claro quais as políticas internas que deverão ser seguidas

Estabeleça as políticas e escreva em um local onde todos os funcionários tenham acesso. Se tiver um manual de integração, coloque a política de férias descrita lá. (se quiser montar um manual de integração, pode usar nosso modelo ).

A partir daí, crie uma planilha que controle todas as solicitações de férias. Lembre-se que cabe a empresa definir o período em que o funcionário sairá de férias, por isso, poderá recusá-las sempre que fugir da política, mas, claro, desde que siga a legislação.

Deixar todas essas informações às claras é importante para que todos os colaboradores entendam que nenhum colega está sendo privilegiado e que todos recebem o mesmo tratamento, por meio de uma comunicação transparente e um relacionamento que preza pelo bem-estar coletivo.

Lembre-se também de consultar a convenção coletiva do sindicato dos funcionários para verificar se há alguma política específica para a categoria. Afinal, existem algumas regulamentações que dizem respeito a apenas alguns setores.

4. Estabeleça prioridades na demanda interna

Para evitar “dores de cabeça” durante o período de férias dos colaboradores na empresa, é absolutamente fundamental que as férias sejam estabelecidas, sempre, de acordo com a demanda interna da sua organização.

Uma papelaria que atinge o ápice de vendas entre os meses de janeiro e fevereiro, por conta da grande procura por material escolar durante o retorno dos estudantes às aulas, por exemplo, será muito prejudicada se resolver conceder férias a seus vendedores nessa época do ano.

O ideal, nesse caso, é que as férias ocorram em outros meses ao longo do ano. Preferencialmente, aqueles nos quais a demanda no estabelecimento é menor e que, consequentemente, há menos circulação de clientes na loja.

Esse foi apenas um exemplo, no entanto, seu princípio é perfeitamente aplicável a qualquer organização, independentemente de seu porte ou segmento de atuação, uma vez que em todas as áreas há períodos nos quais a demanda de trabalho é maior do que em outros, necessitando o time completo para a plena execução das tarefas.

5. Defina prazos

O setor de recursos humanos deve definir prazos para que os funcionários apresentem os seus pedidos de férias. Desse modo, a organização terá o tempo suficiente para projetar o impacto que as ausências causarão em seu processo produtivo.

É possível abrir uma espécie de edital para que todos comuniquem os períodos nos quais gostariam de gozar suas férias. Após todos informarem as datas desejadas, a empresa pode criar um calendário, obviamente, dentro de suas possibilidades, e torná-lo público para todos os funcionários da empresa

Similarmente, é importante estabelecer um diálogo franco e aberto com os colaboradores sobre o assunto, pois, é natural que muitos prefiram tirar férias no verão ou em datas festivas, por exemplo. Como certamente já sabe nem sempre será possível. Isso significa que é necessário estimular a compreensão mútua das diferentes necessidades e fomentar a empatia entre a equipe profissional.

Em situações assim, caso você não atue no comércio, é possível se programar para tirar férias coletivas no fim de ano, que pode ser de uma semana ou quinze dias. O restante dos dias pode ser tirado individualmente por cada funcionário, no decorrer do ano, conforme as solicitações que forem realizadas dentro do prazo preestabelecido.

6. Prepare o grupo para ausências

Quando um funcionário saí de férias, é necessário que alguém assuma as suas atividades para que a empresa não tenha prejuízos no atendimento ao cliente ou nos processos produtivos durante a ausência.

Por isso, antes de sair em férias, o colaborador e seu supervisor devem definir qual ou quais colegas ficarão encarregados de suas funções. Assim, se for necessário, essas pessoas podem ser treinadas e preparadas com antecedência.

O ideal é que esse treinamento seja feito com pelo menos 15 dias de antecedência, para que o substituto esteja completamente apto para as funções provisórias, sem ter que deixar de executar atividades importantes da empresa por conta de despreparo ou desconhecimento.

7. Evite sobrecarga nos setores

Outro cuidado que deve ser tomado quando alguém sai em férias é para evitar a sobrecarga nos setores. Afinal, o colaborador que assumir as funções do colega que está em férias não poderá deixar de fazer aquilo que já é sua obrigação, sendo realizado assim um acúmulo de funções.

Uma ideia interessante para empresas de pequeno e médio porte que tenham poucos colaboradores e que querem evitar a sobrecarga nos setores é a contratação de funcionários temporários.

Desse modo, se existem seis funcionários que precisam gozar de férias, por exemplo, pode ser contratada uma pessoa para trabalhar temporariamente apenas pelo período que os demais precisam se ausentar, evitando assim o acúmulo prejudicial de funções. Em alguns casos, se houver demanda após o término das férias, o colaborador substituto pode ser até mesmo efetivado dentro da empresa.

Outra solução para essas substituições pode ser a contratação de estagiários, no caso de empresas que contam com o trabalho de estudantes que dedicam seus estudos à área de atuação da organização.

8. Conte com o auxílio de um software de RH

Engana-se quem pensa que apenas as grandes empresas podem ter um software que auxilie nos procedimentos de RH e departamento pessoal, como o controle de férias dos funcionários.

Atualmente, existem opções de programas que são de excelente qualidade e desenvolvidos para atender justamente a esse nicho de público, facilitando o dia a dia e as rotinas administrativas do pequeno empresário.

Além do controle de férias, esse tipo de ferramenta também é muito útil para o cálculo das folhas de pagamento, gestão de admissões e desligamentos, melhorar a comunicação entre os colaboradores, distribuir os holerites ou folhas de pagamento etc.

Ficou mais fácil entender a importância e como realizar o controle de férias na sua empresa?

O artigo foi escrito por Marcelo Furtado, que é fundador e CEO da Convenia

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Mirian Gasparin
Mirian Gasparin, natural de Curitiba, é formada em Comunicação Social com habilitação em Jornalismo pela Universidade Federal do Paraná e pós-graduada em Finanças Corporativas pela Universidade Federal do Paraná. Profissional com experiência de 44 anos na área de jornalismo, sendo 42 somente na área econômica, com trabalhos pela Rádio Cultura de Curitiba, Jornal Indústria & Comércio e Jornal Gazeta do Povo. Também foi assessora de imprensa das Secretarias de Estado da Fazenda, da Indústria, Comércio e Desenvolvimento Econômico e da Comunicação Social. Desde abril de 2006 é colunista de Negócios da Rádio BandNews Curitiba e escreveu para a revista Soluções do Sebrae/PR. Também é professora titular nos cursos de Jornalismo e Ciências Contábeis da Universidade Tuiuti do Paraná. Ministra cursos para empresários e executivos de empresas paranaenses, de São Paulo e Rio de Janeiro sobre Comunicação e Língua Portuguesa e faz palestras sobre Investimentos. Em julho de 2007 veio um novo desafio profissional, com o blog de Economia no Portal Jornale. Em abril de 2013 passou a ter um blog de Economia no portal Jornal e Notícias. E a partir de maio de 2014, quando completou 40 anos de jornalismo, lançou seu blog independente. Nestes 11 anos de blog, mais de 20 mil matérias foram postadas. Ao longo de sua carreira recebeu 18 prêmios, com destaque para Prêmio Fecomércio de Jornalismo (1º lugar Internet em 2017 e 2016);Prêmio Sistema Fiep de Jornalismo (1º lugar Internet – 2014 e 3º lugar Internet – 2015); Melhor Jornalista de Economia do Paraná concedido pelo Conselho Regional de Economia do Paraná (agosto de 2010); Prêmio Associação Comercial do Paraná de Jornalismo de Economia (outubro de 2010), Destaque do Jornalismo Econômico do Paraná -Shopping Novo Batel (março de 2011). Em dezembro de 2009 ganhou o prêmio Destaque em Radiodifusão nos Melhores do Ano do jornal Diário Popular. Demais prêmios: Prêmio Ceag de Jornalismo, Centro de Apoio à Pequena e Média Empresa do Paraná, atual Sebrae (1987), Prêmio Cidade de Curitiba na categoria Jornalismo Econômico da Câmara Municipal de Curitiba (1990), Prêmio Qualidade Paraná, da International, Exporters Services (1991), Prêmio Abril de Jornalismo, Editora Abril (1992), Prêmio destaque de Jornalismo Econômico, Fiat Allis (1993), Prêmio Mercosul e o Paraná, Federação das Indústrias do Estado do Paraná (1995), As mulheres pioneiras no jornalismo do Paraná, Conselho Estadual da Mulher do Paraná (1996), Mulher de Destaque, Câmara Municipal de Curitiba (1999), Reconhecimento profissional, Sindicato dos Engenheiros do Estado do Paraná (2005), Reconhecimento profissional, Rotary Club de Curitiba Gralha Azul (2005). Faz parte da publicação “Jornalistas Brasileiros – Quem é quem no Jornalismo de Economia”, livro organizado por Eduardo Ribeiro e Engel Paschoal que traz os maiores nomes do Jornalismo Econômico brasileiro.
https://www.miriangasparin.com.br

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