Falta de automação na gestão financeira pode levar empresas à falência

Vários negócios enfrentam momentos difíceis por não adotarem as novidades tecnológicas do mercado

Hoje em dia, a maioria dos empresários de diversos setores já entenderam que precisam abraçar as novidades do mercado se quiserem sobreviver, ainda mais quando inovações tecnológicas estão em pauta.

Com o mundo cada vez mais conectado e veloz, quem não adota as práticas compatíveis a isso, acaba ficando para trás e têm grandes chances de fechar as portas.

Foi mais ou menos o que aconteceu com o Yahoo, o portal web de diretório de links nascido na Califórnia, nos Estados Unidos. A empresa ainda existe, mas não carrega o mesmo peso que tinha há duas décadas.

Antes do Google se consolidar como o principal buscador on-line, o Yahoo chegava a quase 100 milhões de visualizações por dia e mais de 30 milhões de visitantes únicos por mês.

Empresas que não conseguiram se manter no mercado

Os problemas começaram quando o Yahoo perdeu ótimas oportunidades, como deixar de comprar o Google e o Facebook.

Não resistindo à concorrência com competidores mais jovens, e não investindo na evolução tecnológica das próprias funções, a empresa perdeu valor em seus quase 30 anos de existência.

Outro caso recente é da Forever 21, a fast fashion que chegou fazendo barulho quando abriu sua primeira loja no Brasil, em 2014. Em seu momento mais bem sucedido, tinha mais de 800 unidades espalhadas em 50 países.

Em 2019, porém, a especialista em varejo de roupas abriu um pedido de falência nos Estados Unidos, com o objetivo de facilitar um processo de reestruturação. Isso fez com que várias lojas na Ásia e na Europa fossem fechadas. No Brasil, ao menos 11 pontos foram entregues.

Outros fatores fizeram com que a Forever 21 chegasse a esse momento difícil: acusações de plágio, falta de adaptação dos produtos ao mercado consumidor e demora para aderir ao e-commerce.

É claro que cada tipo de negócio tem suas próprias especificações, mas o que fica bastante claro a partir desses dois exemplos – e de muitos outros –, é que a falta de plano estratégico para agarrar as novidades do mercado, especialmente em relação à tecnologia, é o que feriu muitas empresas.

Mas uma coisa sempre está presente em todos os negócios: a gestão financeira.

E se todos os aspectos do mundo corporativo se modernizaram, é claro que a área de finanças não ficaria de fora e apresenta uma enorme importância para as empresas. Dentre as novidades, uma se destaca: a automação financeira.

O que é a automação financeira?

A automação financeira consiste no uso de tecnologia para padronizar as atividades operacionais relacionadas ao departamento financeiro, desde contas a pagar até a administração de cobranças e análise de relatórios. Tudo isso, obviamente, é feito em ambiente 100% on-line.

A solução serve para otimizar os processos de gestão financeira, que, convenhamos, não é nada fácil. Mas a inteligência artificial de softwares específicos faz com que todos os procedimentos sejam realizados de maneira mais simples, rápida e com menor margem de erros.

Como funciona a automação financeira?

Tudo começa com uma plataforma de automação financeira. Após a contratação do acesso para a equipe responsável, o primeiro passo é inserir todas as informações contábeis da empresa. Geralmente, isso é feito manualmente ou a partir de importação de documentos no espaço digital.

Com base em todos esses dados, o sistema traz cálculos automáticos sobre fluxo de caixa e ainda compila tudo isso em relatórios personalizáveis.

Mas para que tudo isso funcione do jeito que cada empresa precisa, é necessário configurar as funções desejadas, como pagar os fornecedores todos os meses, gerar boletos, extrair comprovantes e muito mais.

Feito isso, o sistema age de forma automatizada, sem muita interferência humana. É claro que é sempre bom entrar no sistema vez ou outra para checar se tudo está funcionando como deveria, mas, de modo geral, a plataforma faz a maior parte do trabalho pesado.

Como isso pode ser útil para a empresa?

Resumidamente, os benefícios proporcionados pela automatização financeira são elementos buscados por qualquer empresa: rapidez, praticidade, segurança e economia (de tempo e de dinheiro).

As ações automáticas de um programa de gerenciamento financeiro resolvem, em poucos minutos, o que o trabalho manual levaria horas, dias ou semanas. Com isso, muito tempo é poupado. E se tempo é dinheiro, como diz o ditado, a otimização de tempo também é ótima para as contas da empresa.

Os programas especializados em gestão financeira também trazem uma segurança muito maior, já que armazenam todos os dados na famosa nuvem. Se algum imprevisto acontecer – pane nos computadores ou queda generalizada de energia, por exemplo – todas as informações estão sã e salvas no ambiente on-line.

Com toda essa praticidade, fica mais fácil se focar em outras questões, como investir no aumento da carteira de clientes e, consequentemente, no crescimento dos lucros.

Pontos que merecem atenção

Por mais que as automações financeiras sejam inteligentes e facilitam muito a vida das empresas, é importante notar que essas plataformas não fazem milagres e não andam completamente sozinhas.

Isso significa que toda a equipe financeira deve estar ciente sobre o que acontece e também ser capaz de operar o sistema sem dificuldade. O melhor a se fazer é investir no treinamento do time e sempre consultar o suporte oferecido pelos softwares.

Outro ponto importante é que a automatização deve estar apta a coexistir com qualquer tipo de mudança – planejada ou não – para o futuro. Se o sistema não consegue fazer seu trabalho sob uma alteração significativa nas demandas, então não está cumprindo sua função.

Assim, é fundamental planejar as atividades futuras e sempre alinhar as ferramentas utilizadas no dia a dia com os próximos passos da empresa.

Quais as facilidades de automatizar o sistema de gestão financeira de uma empresa

Com a iniciativa de optar pela automação de um sistema de gestão financeira, a empresa por ganhar benefícios como:

1. Controle de contas a pagar: entendendo para onde o dinheiro dela está indo, como custos com fornecedores;
2. Controle de contas a receber: apoiando a empresa com informações sobre de onde o dinheiro está vindo, como informações sobre faturas pagas e faturas em aberto.
3. Relatórios automatizados: que permitem que todas as informações fiquem em um único lugar e sejam facilmente acessadas e filtradas, ao invés de distribuídas em diferentes planilhas que precisam ser alimentadas manualmente. Alguns relatórios importantes para a gestão financeira são: fluxo de caixa, DRE e balanço.
4. Integração bancária: automatizando o processo de inserção de entradas e saídas de dinheiro, facilitando a conciliação bancária e evitando erros manuais.
5. Suporte: equipe sempre pronta para apoiar o pequeno empreendedor com dúvidas sobre o sistema.
6. Dados na nuvem e acesso mobile: garantindo que independente do local que o empreendedor esteja, ele possa acessar/consultar as informações de sua empresa, em diferentes computadores ou no seu celular.

O Brasil é um dos maiores mercados empreendedores do mundo e mesmo assim observam-se altas taxas de mortalidade das pequenas empresas, que não sobrevivem aos primeiros 5 anos de vida.

Para Tiago Tadeu Faragó, diretor de Vendas da Quickbooks, isso acontece por problemas principalmente relacionados com má gestão financeira. “A morte de uma empresa envolve não ter visibilidade do fluxo de caixa, não conseguir separar dinheiro de pessoa física da pessoa jurídica, não conseguir acompanhar entradas e saídas de dinheiro ou conciliar lançamentos bancários. Além disso, muitos empreendedores acabam optando por abrir um próprio negócio por necessidade, muitas vezes sem um preparo prévio. E aí entram outras dúvidas relacionadas com gestāo de negócios, como por exemplo, como aumentar vendas, como fazer marketing, como gerir pessoas, como expandir o negócio, como investir em novas tecnologias e inovar.”- Aponta o diretor.

Faragó traz também necessidades importantes para o crescimento de uma empresa e para afastar o pesadelo de uma morte precoce.  “Outro ponto que podemos colocar é a questão da importância de se trabalhar junto ao contador, usando o mesmo acesso, dentro de um sistema de gestão financeira, como é o caso do QuickBooks. Permitindo que as informações sejam facilmente compartilhadas com o contador e fiquem organizadas, ao invés de interações e pedidos de documentação que podem acabar se perdendo nos grandes volumes de e-mails e interações de WhatsApp.”

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