Empreendedor: confira os 7 erros mais frequentes na emissão de nota fiscal
Confira os cuidados básicos na hora de emitir a nota fiscal, evitando erros que podem gerar prejuízos
A emissão de notas fiscais faz parte da rotina diária de qualquer negócio, exigindo, por parte de quem emite, conhecimento mínimo da legislação contábil, fiscal e tributária. Quando a emissão é realizada de forma incorreta, pode causar à empresa prejuízos, multas e punições. Para ajudar o empreendedor nesta tarefa, a IOB, que une Inteligência em legislação e Tecnologia avançada para resolver os desafios de contadores e empresas, listou os 7 principais erros que ocorrem na emissão de uma nota fiscal, suas consequências e como eles podem ser evitados.
1. Colocar estado de destino igual ao estado de origem em uma Operação Interestadual
Conhecido como rejeição 772, esse erro ocorre quando é emitida uma nota fiscal com a informação de Operação Interestadual, porém a UF do destinatário é igual a UF do emitente.
Para Fabiana Marastoni, especialista em Tributos da IOB, é sempre importante confirmar a “Cidade – Estado” informada no cadastro do cliente vinculado à sua NF-e, se for necessário, realizar a alteração. Já se a “Cidade – Estado” do cliente estiver correta (operação dentro do mesmo estado da empresa emitente), basta confirmar o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) informado nos produtos da NF-e.
2. Errar o CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações
O CFOP serve para identificar o tipo de operação, se é de entrada ou de saída, e tem vinculação direta com a natureza da operação. Sua finalidade é definir qual a operação ou prestação será efetivamente realizada. O CFOP traz informações complementares à natureza da operação, com vinculação de um código específico.
“Existe um código exato e correto de CFOP para cada operação, por isso o empreendedor deve estar atento para não emitir a nota com um código que não se aplica a operação realizada”, comenta Fabiana.
3. Errar o CST (Código de Situação Tributária da Mercadoria)
O CST é uma sequência numérica que determina a tributação aplicada a cada produto. A numeração informa a origem da mercadoria (nacional ou importada), e as regras de recolhimento de ICMS aplicada.
O preenchimento correto do CST é fundamental para o recolhimento da alíquota certa do ICMS e para evitar que o empreendedor cometa algum erro fiscal. Além disso, “o código CST está diretamente relacionado e deve ser coerente com o CFOP”, alerta a especialista da IOB, com variáveis divergentes, a nota é emitida de maneira errada.
4. Errar na Composição de Cálculo do ICMS
O valor do ICMS sobre a nota fiscal de um produto deve levar em conta também custos com o frete, seguro e despesas acessórias, entre outros, em sua base de cálculo, não apenas o custo segregado do produto.
Segundo Fabiana, a tributação é aplicada a toda a operação envolvida na compra do cliente e entrega do produto. Caso contrário, você está cometendo crime de sonegação fiscal.
5. Errar no preenchimento dos Campos que estão fora do Danfe
Para a emissão correta de uma nota fiscal não basta acertar no preenchimento de todos os campos do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). É preciso ter total acuidade também no preenchimento do arquivo XML que é a base da nota fiscal eletrônica.
O arquivo XML possui, por exemplo, um campo exclusivo que informa se a mercadoria é entregue ao cliente no ponto de venda ou em algum outro endereço. Possui também um campo para quando a nota emitida faz referência a uma nota anterior. Isso ocorre, por exemplo, com uma nota de devolução de mercadoria, que deve fazer referência em campo específico à nota de compra do produto. Erros no preenchimento do XML podem levar à rejeição da nota.
6. Esbarrar na rejeição, quando o cliente tem problemas de cadastro
Para Marastoni, outro erro frequente e pouco divulgado, é quando ocorre a rejeição da nota porque o cliente pessoa jurídica tem algum problema cadastral que bloqueia sua inscrição estadual (irregularidade fiscal do destinatário). Esse é um erro que não ocorre na emissão da nota em si, mas quando o departamento comercial ou o próprio empreendedor fecha negócio com outra empresa e não checa a situação cadastral do cliente. Assim, para evitar que a nota seja rejeitada, é importante checar o Cadastro Centralizado de Contribuinte antes da emissão. Caso exista alguma divergência, o cliente pode regularizar a situação junto à Sefaz para dar prosseguimento ao negócio.
7. Não possuir um emissor de notas fiscais
Por fim, muitos empreendedores também erram quando não possuem um sistema emissor de notas fiscais, como o IOB Emissor, e dependem de sistemas gratuitos, que sofrem constantes instabilidades, são lentos e limitados. Contar com um emissor digital de notas fiscais pode auxiliar a rotina do empreendedor e evitar dores de cabeça na emissão de notas.
