Quase 70% das empresas entrevistam entre quatro e dez candidatos para fechar uma única vaga

Encontrar o profissional certo é apenas uma parte do desafio de contratar. Antes de uma decisão ser tomada, empresas precisam conciliar agendas, enviar convites, confirmar horários, lidar com reagendamentos e encontrar momentos em que candidatos e recrutadores estejam disponíveis simultaneamente.

Esse processo ajuda a explicar por que o tempo continua sendo um dos principais desafios do recrutamento. Segundo a pesquisa Panorama da Contratação no Brasil 2026, realizada pelo Pandapé, 50% das empresas brasileiras levam entre 16 e 30 dias para preencher uma vaga. Além disso, 30,7% afirmam que o tempo de contratação aumentou em relação ao ano anterior.

O gargalo fica ainda mais evidente quando se observa o volume de candidatos entrevistados até chegar a uma contratação. De acordo com o levantamento, 44,2% das organizações entrevistam entre quatro e seis candidatos para preencher uma vaga, enquanto 25% precisam conversar com sete a dez profissionais.

Na prática, uma única contratação pode exigir diversas combinações de agenda antes mesmo de o processo chegar às etapas finais de avaliação. Para empresas que recrutam em grande escala, o tempo disponível da equipe passa a ser também um limite para sua capacidade de contratar.

“Quando uma contratação exige conversar com quatro, cinco ou seis pessoas, o tempo deixa de ser apenas uma variável do processo e passa a determinar a própria capacidade de contratação da empresa. É aí que a tecnologia começa a mudar a lógica do recrutamento, e não apenas a velocidade de uma etapa”, afirma Ana Paula Prado, CEO da Redarbor Brasil, detentora do Pandapé.

O desafio tende a ser maior em organizações com múltiplas unidades, equipes de recrutamento reduzidas ou operações distribuídas em diferentes horários. Varejo, logística, indústria, saúde e serviços, por exemplo, frequentemente recrutam profissionais que já trabalham em turnos e nem sempre conseguem participar de entrevistas durante o expediente tradicional.

Do lado do candidato, a dependência de agendas também pode criar obstáculos. Quem já está empregado pode precisar interromper o trabalho atual para participar de uma seleção ou lidar com sucessivos reagendamentos. Para o RH, uma agenda cheia pode significar dias de espera até que uma nova conversa aconteça.

É nesse cenário que a  inteligência artificial começa a abrir outra possibilidade: fazer com que determinadas etapas avancem sem que candidato e recrutador precisem estar disponíveis ao mesmo tempo.

Com jornadas assíncronas, perguntas iniciais sobre experiência, requisitos da vaga ou conhecimentos técnicos podem ser estruturadas previamente e respondidas pelo profissional quando houver disponibilidade.

“Existe uma diferença importante entre o tempo que o recrutador dedica a tomar uma decisão e o tempo consumido pela operação necessária para chegar até ela. A inteligência artificial começa a atuar justamente nesse espaço: não para substituir o olhar humano, mas para devolver ao RH tempo para exercer esse olhar onde ele realmente importa”, explica Ana.

No Pandapé, essa dinâmica é aplicada pela Aina, agente de entrevistas com inteligência artificial que pode conduzir etapas de pré-triagem e entrevistas técnicas por WhatsApp ou vídeo. O candidato responde às perguntas no momento em que estiver disponível, enquanto as respostas são organizadas posteriormente para análise do recrutador.

A mudança pode ser especialmente relevante em processos de alto volume. Se uma empresa precisa entrevistar de quatro a dez candidatos para realizar uma contratação, reduzir a necessidade de encontrar um horário disponível para cada interação pode ampliar a capacidade do mesmo time de RH sem aumentar proporcionalmente o tempo dedicado a entrevistas.

A lógica também pode facilitar processos envolvendo diferentes fusos horários ou estruturas descentralizadas. Em empresas nacionais, o recrutamento pode envolver lojas, fábricas, centros de distribuição e escritórios em várias localidades. Em multinacionais, a mesma seleção pode incluir candidatos ou gestores em países diferentes.

“Quando a disponibilidade deixa de ser pré-requisito para uma etapa avançar, o recrutamento deixa de funcionar exclusivamente no ritmo das agendas. É uma mudança simples na operação, mas que pode transformar a capacidade de uma empresa de contratar em escala”, afirma Ana.

Isso não significa eliminar a interação humana do processo seletivo. Etapas de aprofundamento, conversas com gestores, avaliação de contexto, negociação e decisão continuam tendo papel relevante na contratação.

A questão passa a ser identificar quais momentos realmente precisam da presença simultânea de candidato e recrutador e quais podem avançar de outra forma.

“O objetivo não é acabar com a entrevista entre pessoas. É preservar o tempo humano para as conversas em que ele realmente faz diferença. Quando a tecnologia assume parte da operação que acontece antes disso, o recrutador ganha espaço para avaliar melhor, conversar melhor e decidir melhor”, diz a executiva.

Para empresas que enfrentam picos de contratação, essa mudança pode ter impacto ainda maior. A abertura de uma nova unidade, a expansão de uma operação ou períodos sazonais podem colocar dezenas ou centenas de candidatos no processo simultaneamente. No modelo tradicional, ampliar o número de entrevistas significa quase automaticamente ampliar a quantidade de horas necessárias da equipe.

Com etapas assíncronas, essa relação começa a mudar. Para Ana Paula Prado, a transformação ajuda a deslocar a discussão sobre IA no recrutamento de uma simples busca por velocidade para uma revisão da própria dinâmica dos processos seletivos.

“Talvez uma das transformações mais importantes da inteligência artificial não seja substituir atividades que as pessoas fazem hoje, mas eliminar esperas que nós aprendemos a considerar normais. No recrutamento, isso significa usar tecnologia não apenas para fazer mais rápido, mas para repensar o que realmente precisa acontecer de forma simultânea”, conclui.